Content Management

Wer braucht ein Content Management System (CMS)?

Nachdem sich das Internet im 21. Jahrhundert zu dem Instrument der Informationsgewinnung und -verbreitung entwickelt hat, wird es für die Unternehmen zunehmend wichtig, im Informationsfluss mitzuschwimmen und v.a. ihre Einstellung zum Wissen zu ändern. Das Wissen ist in der modernen Informationsgesellschaft zu einem Produktionsfaktor geworden. Deshalb bieten Systeme wie CMS, die einen aktuellen und professionellen Internet-Auftritt gewährleisten, fast jedem Unternehmen einen entscheidenden Vorteil.

Ein Content Management System (CMS) ist die Software, die bei der Gestaltung, Bearbeitung, und Aktualisierung des Webauftritts des Unternehmens (der Website) eingesetzt wird. Sie ermöglicht Trennung des Contents (Inhaltes) von den Templates (Vorlagen, Layout) und dadurch auch die firmeninterne Trennung der Redaktions- von den HTML-Programmierugsarbeiten, die bei einer Website anfallen.

Ein CMS ist ein effektives und kostensparendes Werkzeug zur Website-Pflege, das den beteiligten Mitarbeitern der Firma ermöglicht, ihren Beitrag gemäß ihrer Kernkompetenzen zu leisten. Automatisierungselemente innerhalb eines CMS senken die sonst erheblichen Kosten für Website-Wartung und -Pflege. Das System übernimmt u.a. die Links-Verwaltung und beachtet die Sicherheitskonzepte selbstständig, seine Templates sorgen für einheitliches Corporate Design. Es kann auch zu flexiblen Workflow-Management eingesetzt werden und den Mitarbeitern als Knowledge-Datenbank dienen.

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Verlauf eines Content Management Prozesses

Die obige Grafik stellt einen CM-Prozess dar. Dabei wurden auch viele wichtigen Vorgänge dargestellt, die nicht zum CM i.e.S. gehören, jedoch unter dem Oberbegriff der Generierung des Contents zusammengefasst werden können. Diese Vorgänge können von CM-Systemen übernommen oder unterstützt werden. Anhand der Grafik wird auch anschaulich, dass Internet nur eine der vielen Möglichkeiten für Präsentation und Vertrieb von Content ist. Im Folgenden werden die einzelnen Schritte erläutert:

  • Autoren-Akquise
    Hier gilt es, die Autoren für die geplanten Inhalte (der Website) zu gewinnen und den vertraglichen Rahmen der Nutzung ihrer Werke festzulegen, oder bei den firmeigenen Mitarbeitern, die Kompetenzen für die einzelnen Arbeitsschritte zu verteilen.
  • Kreieren des Contents
    Dieser Schritt umfasst die Erstellung der digitalisierten Inhalte und die Digitalisierung der schon vorhandenen Contents, die ebenfalls genutzt werden sollen (dabei handelt es sich um alle Medienarten, wie: Text, Bild, Audio, Video, Film, etc.).
  • CM i.e.S.
    Jetzt werden die Inhalte strukturiert und in das vorhandene CMS eingefügt. Dabei können die dafür bestimmten Contents auch archiviert und gespeichert werden. Das wichtigste Merkmal dieser Etappe ist die Trennung von Inhalt, Strukturen und Layout, was die spätere Website-Pflege erleichtern wird.
  • Publishing
    Hier können die Inhalte nochmals angereichert und anschließend ediert werden. Alte Produkte können zu neuen Inhalten kompiliert werden. Eventuell können die letzten Schritte der Rechteverwaltung hinsichtlich der Inhalte durchgeführt werden (Digital Rights Management).
  • Distribution
    Dieser Schritt umfasst die Unterstützung der (oft weltweit) verteilten Distributionsumgebungen, Herstellung des Zugangs zu Netzwerken, eventuell die Satellitenübertragung der Inhalte.
  • Präsentation
    Die Inhalte werden jetzt auf allen medienspezifischen Endgeräten ausgespielt (PC, Mobiltelefone, TV, PDA, etc.). Es finden die Printprozesse statt und CDs können gepresst werden.

Merkmale eines guten CMS

Ein CMS soll gewährleisten, dass jede Form des firmeneigenen Wissens, Know-hows und relevanter Information erschlossen, verwaltet, aktualisiert, und, je nach Bedarf, nach innen oder außen abgegeben werden kann. Um diese zentralen Aufgaben effizient erledigen zu können, sollte sich ein CMS durch sieben Eigenschaften auszeichnen, die seine Leistungsfähigkeit und Innovationspotential ausmachen:

  • Automatisierte Link-Kontrolle, die die Generierung und Aktualisierung der internen und externen Links erlaubt.
  • Trennung in der Bearbeitung und Verwaltung von Contents und Templates.
  • Eine plattformunabhängige Benutzeroberfläche (HTML) und Programmierung (z.B. Java).
  • Import- und Exportfähigkeit für alle gebräuchlichen Medienformate.
  • Skalierbarkeit des Systems, d.h. Unterstützung unterschiedlicher Datenmengen und verschiedener Datenbankgrößen, Anpassungsfähigkeit an steigende Informationsmengen.
  • Flexibles Workflow-Management, das erlaubt, den Mitarbeitern genau bemessene Zugriffsrechte und auf ihre Kompetenzen zugeschnittene Rollenkonzepte zuzuweisen, beides mit geeigneten Kontrollmechanismen ausgestattet.
  • Vorhandensein eines Attribut-System, das gestattet, den Contents im Workflow Zusatzinformationen oder Kommentare hinzuzufügen, die einerseits ihre Wiederauffindbarkeit, andererseits den Informationsfluss unter Mitarbeitern verbessern.

Auswahlkriterien eines CMS

Die Grundvoraussetzung für die passende Auswahl eines CMS bildet eine kritische und genaue Analyse des betreffenden Unternehmens mit seinem Profil, den Schwerpunkten und Strategien. Sie liefert die Basis-Informationen hinsichtlich der Frage, was mit der Einführung des CMS erreicht, verändert und optimiert werden soll. Die Checkliste sollte u.a. umfassen:

  • Informationen über die Art der Dokumente und Medien, mit denen laufend gearbeitet wird, sowie wie oft diese aktualisiert werden müssen
  • Angaben über den Autoren der Inhalte (interne Mitarbeiter oder externe Datenanbieter)
  • Art der Zielgruppe, für die die Inhalte aufbereitet werden (Mitarbeiter im Intranet oder auch Kunden?)
  • Angaben über den Zweck der Content-Erstellung (das kann schon in der Aufbereitungsphase ein wichtiger Faktor sein)
  • Umfang und Art der unternehmensinternen und -externen Kommunikation mit Partnern, Mitarbeitern, Kunden (macht u.U. Hilfen, wie Chat- und Diskussionsforen oder Feed-back-Formulare nötig)

Falls das Unternehmen bereits Produkte über das Internet verkaufen soll, muss für das CMS über die Einbindung einer eCommerce-Lösung nachgedacht werden.

Links und Literatur



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