E-Business Travel Management erfolgreich einführen

Vorgehen zu einer erfolgreichen Implementierung

"Bei den Geschäftsreisekosten kann noch ein hohes Einsparpotenzial über ein integriertes elektronisches Business Travel Management realisiert werden. Jeder neu aufgesetzte Geschäftsreiseprozess ist aber nur so effektiv, wie die Reisenden, die ihn anwenden."
R. Hallmayer, ILTIS GmbH

Letztendlich sollte vor lauter IT-Struktur- und Datenintegrations-Anforderungen das Wesentliche nicht vergessen werden: die erfolgreiche Einführung des neuen Geschäftsreiseprozesses bei den beteiligten Mitarbeitern. Denn letztendlich wenden diese den neuen Prozess und das neue System an. Die hochgerechneten Einsparpotenziale können somit um so schneller realisiert werden, je eher der Prozess aktiv gelebt wird. Da es sich bei einem Geschäftsreiseprozess nicht um einen mit dem eigentlichen Geschäftszweck verbundenen Kernprozess handelt, wird gerne dessen Wichtigkeit unterschätzt. Für die Beteiligten ist es vor allem deshalb ein sensitiver Prozess, weil falsches Verhalten beispielsweise bei der Onlinebuchung sofortige Kostenfolgen nach sich zieht. Alles zusammen macht die frühzeitige Erstellung eines Implementierungsvorgehens unabdingbar.

Zur Planung und Steuerung kann anhand des Vier-Phasen-Modells zur Strategieverwirklichung der ILTIS GmbH vorgegangen werden. Unter anderem sind nachfolgend aufgeführte Aufgaben durchzuführen:

  1. Orientierung schaffen:
    Analyse des alten Prozesses, Ableitung der Optimierungspotenziale, Szenario mit Alternativen, Entscheidung, Feindefinition des neuen Geschäftsreiseprozesse unter Einbeziehung der beteiligten Personen, Aufbau eines effizienten Projektmanagements, Erstellung eines Master- und Roll-out-Planes, Entwicklung einer Implementierungsschablone (Portfolio an notwendigen Kommunikations- und Professionalisierungsmaßnahmen), Auswahl eines Online Travel Systems, eines Kreditkartensystems und eines Reisebüro-Anbieters, Bedarfsanalyse bei den Reisenden und Einbeziehung der Anforderungen in das Pflichtenheft, Programmierung und Erstellung der IT-Struktur...
  2. Bewegung erzeugen:
    Stringentes Prozessmanagement, d.h. Steuerung der zu erzielenden Ergebnisse von allen am Erstellungsprozess beteiligten internen und externen Partnern, Aufbau eines zentralen Reisebüros, Klärung der Kreditkartenantragsstellung und -abwicklung, Pilotierung der Systeme und Einprogrammierung der Verbesserungen, Konzeption der aus der Implementierungsschablone abgeleiteten Instrumente und Aktionen; Realisierung der zentralseitig für jeden Standort anwendbaren Kommunikations- und Professionalisierungs-maßnahmen, Erstbekanntmachung des neuen Geschäftsreiseprozesses...
  3. Handeln intensivieren:
    Start mit dem flächendeckenden Roll-out, gemeinsame Festlegung der individuellen Implementierungspläne je Standort, Durchführung von Face-to-Face-Qualifikationsmaßnahmen, Verstärkung der Kommunikationsmaßnahmen, Bereitstellung sämtlicher Instrumente für die Reisenden, Konzeption und Erstellung weiterer standortspezifischer Kommunikations- und Qualifizierungsinstrumente, sukzessive Einbindung der Standorte...
  4. Selbstverständlichkeit erzielen:
    Erste Auswertungen durchführen, eindeutigen Feedbackkanal nutzen, kontinuierlichen Verbesserungsprozess einleiten, weitere Kommunikationsimpulse zur Steigerung der Beteiligungsquote setzen, Face-to-Face Qualifizierung in internes Bildungswesen integrieren, neue oder intern gewechselte Mitarbeiter entsprechend einbeziehen...

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Kritische Erfolgsfaktoren

  • Die frühzeitige Einbeziehung der Zielgruppe also Reisende, Sekretariate und Führungskräfte sowohl bei der Definition des neuen Prozesses als auch bei der Oberflächengestaltung der Systeme fördert die Akzeptanz. Hierbei ist auf die Aktualität der personenspezifischen Daten zu achten, die als Grundlage für die zu hinterlegenden Benutzerzugänge herangezogen werden.
  • Die flächendeckende Einführung sollte erst erfolgen, wenn die Systeme stabil funktionieren. Dies ist u.a. von den IT-Standards und der Netzwerkarchitektur abhängig. Nur so kann Vertrauen in das System geschaffen, Sicherheit erreicht und die Beteiligungsquote erhöht werden.
  • Eine phasengerechte und die Vorteile für den Reisenden darstellende Kommunikation mit unterschiedlichen Medien über verschiedene Wege ist für eine flächendeckende Bekanntmachung notwendig. Mit stetigen Kommunikationsimpulsen wird die Beteiligungsquote gesteigert.
  • Entsprechend den vorhandenen eKompetenzen sind die Mitarbeiter mit Face-to-Face oder eLearning Qualifizierungsmaßnahmen und weiteren Arbeitsinstrumenten zum Handeln zu befähigen. Nur so können sie die Systeme aktiv einsetzen und den Prozess korrekt umsetzen.
  • Ein klarer und mit eindeutigen Verantwortungsbereichen festgelegter Prozess ist die Basis für die Beteiligung und für das Einbinden kontinuierlicher Verbesserungen. Damit ein neuer Prozess schnell definiert und eingeführt werden kann, sollten dazu alle notwendigen Kompetenzen wie IT- und Einkaufsabteilung, Buchhaltung und Betriebsrat vom Travel Manager mit eingebunden und gesteuert werden. Wichtig ist dabei der Aufbau eines Masterplanes und ein stringentes Projektmanagement, welches lieber Ergebnisse statt Aufgaben steuert.

Vorteile eines funktionierenden eBusiness Travel Managements

Nachfolgend sind die Vorteile aufgeführt, die aus einem durchgängigen intranetbasierten eBusiness Travel Management resultieren.

Vorteile für das Unternehmen

  • Doppelarbeiten werden über durchgängige Datenflüsse vermieden, da beispielsweise alle Buchungen direkt ins Buchungssystem oder Kreditkartenabrechnungen direkt ins Abrechnungssystem integriert sind und ins Buchhaltungssystem übernommen werden können.
  • Die elektronisch gestützte Administration von Geschäftsreisen ermöglicht eine einfachere und einheitliche Organisation und führt zu Produktivitätssteigerungen.
    Laut einer Online-Umfrage zum Thema "Management von Geschäftsreisen" könnten die administrativen Aufgaben allein für die Abrechnung wöchentlich je Mitarbeiter um 30 Minuten verringert und damit eine Produktivitätssteigerung von 1,25 % erreicht werden (1 Online-Umfrage von Extensity®).
  • Dank einer Kreditkarte fallen Vorschussleistungen weg. Das erhöht die Liquidität und senkt die Prozesskosten.
  • Die Reiserichtlinien sind für jeden transparent und werden via benutzerdefiniertem Profil konsequenter eingehalten.
  • Ein zentrales Reisebüro kann ebenso die Reiserichtlinien einhalten, da die dortigen Reisekaufleute auf das intranetbasierte firmeninterne System zugreifen.
  • Desweiteren kann das Reisebüro als Customer Interaction Center genutzt werden. Es dient damit als Kommunikationsplattform nicht nur zur Reisebuchung und Unterlagenausstellung, sondern auch zur Online-Qualifizierung von Mitarbeitern.
  • Über das zentrale Reisebüro werden entsprechende Auswertungsberichte erstellt, mit denen das Controlling zur Prozesseinhaltung, die Aufdeckung noch vorhandenen Schwachstellen oder offener Fragen ermöglicht wird.
  • Mit der Nutzung des zentralen Reisebüros als möglichem Feedback-Kanal vom Point-of-Decision und dem Management-Informations-System MIS kann ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess aufgebaut werden.
  • Das MIS bringt Kostentransparenz je Kostenstelle und Leistungsträger und macht ein entsprechendes Erfolgscontrolling möglich.
  • Diese Transparenz ist Vorbedingung für Konditionsverhandlungen mit den Leistungsträgern und für ein besseres Controlling zur Einhaltung der Reiserichtlinie.
  • Der zentralisierte Einkauf bei bevorzugten Partnern kann bessere Einzelkonditionen verhandeln und damit die direkten Reisekosten reduzieren.

Vorteile für die beteiligten Mitarbeiter

  • Jeder ist flexibler, da überall und jederzeit sofort gesehen werden kann, ob die gewünschten Leistungen noch verfügbar sind.
  • Umständliche Rückfragen und vermehrte Abstimmungen bei der Reiseplanung und -buchung entfallen, da nur die verfügbaren Leistungen im Buchungssystem angezeigt werden.
  • Reisende, Sekretariate und auch Führungskräfte sparen Zeit durch eine schnellere und papierlose Planung, Genehmigung und Abrechnung und konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen.
  • Ein einfacher und transparenter Prozess baut Unsicherheiten ab und erspart umständliches Nachschauen in der Reiserichtlinie.
  • Bargeldloses Reisen mit einem international anerkannten Zahlungsmittel ist bequemer und sicherer für den Reisenden.
  • Die Reisenden erhalten ihre Reiseausgaben schneller zurück überwiesen als mit Papierantragsabrechnungen. Sie gehen auch nicht bei einer schnellen Online Abrechnung in Vorleistung, da die Abbuchung durch das Kreditkarteninstitut erst später erfolgt.
  • Eine aufwendige Beantragung von Vorschüssen und spätere Rücküberweisung von Differenzbeträgen ist nicht mehr notwendig.
  • Im zentralen Reisebüro steht ein adäquater Ansprechpartner zur Verfügung, der sich im internen Geschäftsreiseprozess auskennt. Der Travel Manager wird entlastet.
  • Mit dem MIS kann jede Führungskraft das Reisekostenbudget ihrer Kostenstelle einfach und schnell kontrollieren und entsprechend gegensteuern.

Wann lohnt es sich?

Diese spannende Frage kann nicht pauschal beantwortet werden, denn sie ist von vielen firmenspezifischen Faktoren abhängig, wie:

  • Größe des Unternehmens
  • Anzahl der Reisenden
  • Anzahl der getätigten Reisen
  • Volumen der Reisekosten
  • Anzahl der Standorte
  • Anzahl der lokal genutzten Reisebüros
  • Volumen der Vorschussleistungen
  • Kosten des bisherigen Prozessablaufes mit Doppelarbeiten

Am Besten ist es deshalb, eine entsprechende Analyse durchzuführen und die Übersicht zu aufgeführten Faktoren zu ermitteln. Darauf basierend werden die Prozesskosten aufgestellt und Verbesserungspotenziale abgeleitet. Die mit einem neuen Geschäftsreiseprozess möglichen Einsparpotenziale für indirekte und direkte Reisekosten sind den dazu notwendigen Investitionskosten gegenüber zu stellen. Mit dieser Return-on-Invest-Planung fällt eine fundierte Entscheidung dann leicht.

Links und Literatur

Die hier aufgeführten Informationen basieren auf den Erfahrungen des Betreibers von 4managers, also der ILTIS GmbH. Sie begleitet ihre Kunden bei der erfolgreichen Einführung neuer Geschäftsreiseprozesse unter anderem mit Prozessmanagement, Beratung, Konzeption und Realisierung von Kommunikations- und Qualifizierungsmaßnahmen sowie weiteren Supportleistungen.

Für weitere Fragen wenden Sie sich direkt an Ihren Ansprechpartner:

Regine Hallmayer
LTIS GmbH
Röntgenstraße 15
D-72108 Rottenburg

Wir freuen uns auf Ihre E-Mail.

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