E-Business Travel Management

Aktuelles

Reisekosten zählen neben Gehältern und Ausgaben für Forschung und Entwicklung heute zu den höchsten Kostenfaktoren in den Unternehmen. Gefragt sind daher intelligente Ansätze, um die Ausgaben bei der Reiseabwicklung im Zaum zu halten und darüber hinaus Einsparpotenziale zu realisieren.

Nach einer Untersuchung des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. aus dem Jahr 2003 unternahmen in Deutschland zehn Millionen Geschäftsreisende 226,5 Millionen Geschäftsreisen im Gesamtwert von 48,7 Milliarden Euro. Neben den eigentlichen Ausgaben für die Transportmittel und Unterkünfte belasten auch die Abwicklungskosten erheblich das Budget: Vorgänge rund um die Reiseplanung und -buchung sowie Abrechnung und das Controlling werden immer komplexer 

"Jedes dritte der Top 500 Unternehmen in Deutschland ermöglicht seinen Mitarbeitern bereits, via Intranet und Extranet Reiseinformationen online abzurufen. Aber der Anteil der Unternehmen, die Geschäftsreisen online buchen, liegt erst bei rund 5 Prozent. Hier wird gesucht anstatt gebucht", resümiert Claus-Peter Held, Vertriebsleiter, HR-Management, Siemens Business Service Deutschland.

Voraussetzung für den Einsatz intelligenter Travel-Management-Lösungen, die diesem Zustand ein Ende bereiten können, ist eine umfassende Analyse des Reiseverhaltens. Wie viele Geschäftsreisen und wie viele Geschäftreisende hat ein Unternehmen? Welche Transportmittel werden von welchen Anbietern genutzt? Wie erfolgt die Reisebuchung und -abrechnung? Oftmals sind sich die Unternehmen über diese Fragen nicht im Klaren. Aber bereits durch die Transparenz des Reisevolumens und -verhaltens können mit einfachen Maßnahmen Verbesserungen erzielt werden. (Quelle: Fachartikel zu Travel Management)

Ausgangslage

Da die Geschäftsreisekosten in der Regel den drittgrößten variablen Kostenblock im Unternehmen darstellen, ist das Interesse an einer Minimierung der Kosten hoch. Mit einem intranetbasierten, elektronischen und integrierten Prozessablauf gelingt es gut organisierten Unternehmen, ihre indirekten und direkten Reisekosten um bis zu 20% zu reduzieren.

Mit einem intranetbasierten und elektronischen Prozessablauf können die indirekten Reisekosten minimiert werden. Mittels Zentralisierung kann die Verhandlungsmacht gegenüber den Leistungsträgern gestärkt und damit die direkten Reisekosten reduziert werden. Was kann das Unternehmen tun? Wie sollte man vorgehen, um solche Ziele zu erreichen?

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Entwicklung der Geschäftsreisekosten (1)

Auszug aus der Studie "WirtschaftsWoche Geschäftsreiseklima 2002", in der 125 Führungskräfte bzw. Travel-Manager der Top 500 deutschen Unternehmen im Februar 2002 im Auftrag der WirtschaftsWoche befragt wurden: Obwohl bei den befragten Unternehmen die Anzahl der Geschäftsreisenden zwischen 2000 und 2001 um 10% gestiegen ist, blieb das Volumen der Geschäftsreisekosten mit durchschnittlich 19,82 Mio. EUR in 2001 (2000: 19,80 Mrd. EUR) konstant

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Entwicklung der Geschäftsreisekosten (2)

Die durchschnittlichen Kosten pro Dienstreise lagen 2001 bei 424 EUR je nationaler und bei 1.306 EUR je internationaler Geschäftsreise. Aus der Struktur der Reisekosten wird deutlich, dass die Transportkosten für Flugzeug, Mietwagen, Bahn, privater PKW, Firmen- oder Dienstwagen daran den größten Anteil haben (51%). Von 2000 auf 2001 sind die Transportkosten um 2 % gestiegen und dies scheinbar zu Lasten der Tagesspesen (im gleichen Zeitraum um 4 % gesunken).

Einsparpotenziale

Im wesentlichen können Reisekosten über drei Stellhebel verändert werden:

  • Änderung im Reiseverhalten
    Kurzfristig gesehen kann man das Volumen der Reisekosten minimieren, indem die Reisedauer reduziert, ein günstigeres Transportmittel bzw. eine günstigere Übernachtungsmöglichkeit ausgewählt oder einfach aufgrund von Sparmaßnahmen nicht verreist wird. Laut der Studie "WirtschaftsWoche Geschäftsreiseklima 2002" haben die befragten Unternehmen vor allem bei sieben- und mehrtätigen internationalen Dienstreisen in 2001 eingespart (Reduktion um 7 %).
  • Minimierung direkter Reisekosten
    Zu den direkten Reisekosten zählen sämtliche Transport- und Übernachtungskosten sowie Tages-, Kongress- und Tagungsspesen. Diese können im Einzelnen durch neue Vertragsverhandlungen dank zentralisierter Einkaufsmacht oder durch die konsequente Einhaltung einer Reiserichtlinie im Gesamtvolumen minimiert werden.
  • Reduktion indirekter Reisekosten
    Hierzu zählen sämtliche Prozesskosten für die Planung, Abstimmung und Abwicklung einer Reise, für notwendige Information und Kommunikation aller Beteiligten, für die Administration von Vorschüssen, Abrechnungen, Archivierung und Controlling der anfallenden Kosten. Oft können hier überflüssige Doppelarbeiten und -abstimmungen mittels eines elektronisch basierten durchgängigen Geschäftsreiseprozesses reduziert werden.

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Strategische Anforderungen und Ziele

Mit einem für alle Beteiligten standardisierten und intranetbasierten Geschäftsreiseprozess wird die Abwicklung aus Sicht des Unternehmens und des Reisenden verändert. Die strategischen Anforderungen liegen dabei im Aufbau eines einheitlichen, intranetbasierten Prozesses. Er umfasst sowohl die hinterlegte Reiserichtlinie als auch die konsequente und durchgängige elektronische Abwicklung von der Reisebuchung bis zur -archivierung . Mit einem einfachen und transparenten Prozess wird eine hohe Beteiligungsquote und eine Einhaltung der Reiserichtlinie gefördert. Immer mit dem Ziel im Visier, die indirekten und direkten Reisekosten zu senken.

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Vier integrierte Kernelemente

  1. Online Travel-System
    Es gibt Software, sogenannte Booking-Engines, über die Flug, Hotel, Mietwagen etc. direkt im Unternehmens-Intranet online gebucht werden. Mit Abrechnungs-Engines werden zusätzlich sämtliche Reisekosten erfasst, ins Buchhaltungssystem übernommen und ausgewertet.
    Es gibt unter anderem folgende Unternehmen, die zum einen Buchungs- und/oder Abrechnungssysteme anbieten und in die firmeninterne IT-Struktur integrieren: Airplus International AG, Galileo Deutschland GmbH, i:FAO AG, SAP AG, Siemens AG, ...
    Tipp: Kleine oder mittelständische Unternehmen, die keine eigenen Online Buchungs- oder Abrechnungssysteme in die eigene IT-Struktur einbauen wollen, können auf extern zugreifbaren Geschäftsreise-Portalen beispielsweise komplett Reisen (z.B. von Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH) oder nur Hotels (z.B. eHotel AG) buchen. Ggf. stellt auch das eigene Reisebüro seine Booking-Engine zur Verfügung.
  2. Kreditkarte
    Grundsätzlich wird zwischen Corporate Credit Card und Company Credit Card unterschieden. Die Corporate Credit Card ist eine persönliche Kreditkarte, d.h. die mit dieser Karte getätigten Ausgaben werden vom persönlichen Konto des Mitarbeiters abgebucht. Die im Einsatz für das Unternehmen angefallenen Kosten werden bereits vor Bankabbuchung dem Mitarbeiter aufs Konto überwiesen. Bei der Company Credit Card handelt es sich um eine Firmenkreditkarte. Die damit getätigten Ausgaben werden direkt vom Firmenkonto abgebucht. Selbstverständlich ist es möglich, zusätzliche Bonusprogramme und Features einzubauen.
    In manchen Unternehmen werden beide Kreditkartenarten eingesetzt, um vor allem Flug- und Bahntickets direkt mit der Firmenkreditkarte zu bezahlen.
    Es gibt unter anderem folgende Kreditkarten-Systemanbieter: American Express AG, Deutsche Bank AG, Dresdner Bank AG, Lufthansa AirPlus Servicekarten GmbH, ...
  3. Reiserichtlinie
    In der firmeninternen Reiserichtlinie wird der gesamte Geschäftsreiseprozess mit den benutzerspezifischen Regeln (z.B. Wer darf wann Business Class fliegen?) und den steuerlichen Grundlagen kurz beschrieben. Dieses Regelwerk dient als Kommunikationsgrundlage für alle beteiligten Mitarbeiter. Aktualisierungsbedürftige Angaben - wie bevorzugte Leistungsträger, standortspezifische Gegebenheiten, Preise, Steuerpauschalen oder Musterrechnungen (Ab wieviel Tagen lohnt sich ein Firmenwagen? Ab wieviel km Entfernung lohnt sich der Mietwagen?) - sollten im Anhang aufgeführt sein.
  4. Zentrales Reisebüro
    Alle Standorte arbeiten nur noch mit einem zentralen Reisebüro zusammen. Dabei gibt es sogenannte Implants, d.h. das Reisebüro arbeitet ausschließlich für einen Konzern oder sogenannte Outplants, d.h. mehrere Unternehmen greifen auf ein Reisebüro zu. Die Abläufe des Reisebüros orientieren sich in beiden Fällen am firmeninternen Prozess.
    Es gibt unter anderem folgende Reisebüroanbieter: BTI Eurolloyd, Carlson Waggon Lit, DER Business Travel, Lufthansa Business City AG, TQ3 Travel Solutions GmbH, ...

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Reisen neu gedacht

Klassisch läuft der Geschäftsreiseprozess in drei Schritten ab: Reise vorbereiten, durchführen, nachbereiten. Er integriert dabei die vier Elemente: intranetbasiertes Buchungs- und Abrechnungssystem, Kreditkarte, im System hinterlegte Reiserichtlinie und ein zentrales Reisebüro.

  • Reise vorbereiten
    a) Zu Anfang klärt der Reisende mit seinem Vorgesetzten Zweck und Dauer der Geschäftsreise.
    b) Der Reisende plant seine Reise direkt am System. Hierzu erhält er online die Flug-, Bahn-, Hotel- und Mietwagenklassen nur von den hinterlegten Vertragspartnern angezeigt, die seinem Benutzerprofil - meist abhängig von der Hierarchieebene - entsprechen. So stellt er entsprechend die Daten und Konditionen seiner Reise zusammen, die bereits systemseitig auf Richtlinien-Konformität überprüft sind.
    c) Die Genehmigung erfolgt dann online oder schriftlich. Dieser Schritt kann in Zeiten einer "Wertorientierten Unternehmensführung" eingespart werden. Die meisten Mitarbeiter werden mit Hilfe von Zielvereinbarungen zu unternehmerischen Denken und Handeln angeleitet, in die eine Grenze für ein Reisekostenbudget integriert sein kann.
    d) Der Reisende bucht seine Reise selbst, vor allem wenn es sich um einfache Point-to-Point Verbindungen handelt. So kann er direkt in der intranetbasierten Booking-Engine beispielsweise einen Flug online buchen. Die Kreditkartennummer ist bereits hinterlegt. Diese Booking-Engine greift - wie bei allen Reisebüros auch - auf das Global Distribution System (GDS) zu. Das ist eine von verschiedenen Anbietern, wie Galileo, Sabre und Amadeus bereitgestellte Datenbank, in welcher sämtliche weltweit verfügbaren Flüge, Hotels, Mietwägen aller angeschlossenen Unternehnmen und die international gültigen Pseudo City Codes (bsp. TXL für Flughafen Berlin Tegel) hinterlegt sind. Mit der Buchung - egal, ob durch den Reisenden selbst oder durch ein externes Reisebüro - wird eine eindeutige Kennnummer, ein sogenannter Passenger Name Record (PNR) einmalig vergeben.
    Zur Buchung von aufwendigeren Reisen, wie Gruppen- oder Veranstaltungsreisen kann der Reisende das zentrale Reisebüro in Anspruch nehmen.
    Vom zentralen Reisebüro erhält der Reisende seine Reiseunterlagen, wie Flug- oder Bahnticket. Aufgrund der Konditionen und Sichereheitsbestimmungen dürfen nur von der IATA zertifizierte Reisebüros Flugtickets ausstellen.
  • Reise durchführen
    Der Reisende kann seine Reisedaten jederzeit und jederort während der Reise online im Intranet abrufen und ggf. ändern. Alle mit der Kreditkarte am Reiseort bezahlten Leistungen müssen später nicht mehr erfasst werden, denn sie werden automatisch in die Abrechnungs-Engine integriert. Für weitere Fragen oder Umbuchungen kann der Reisende jederzeit auch das zentrale Reisebüro in Anspruch nehmen.
  • Reise nachbereiten
    a) Mit Bargeld bezahlte Leistungen wie Taxifahrten werden durch den Reisenden oder durch eine Sekretärin ins Reisekostenabrechnungssystem eingegeben. Die zugehörigen Originalbelege sind aus steuerrechtlichen Gründen aufzubewahren.
    b) Sie werden an den entsprechenden Verantwortlichen weitergeleitet, welcher die erfassten Reisekosten auf Richtigkeit und Vollständigkeit prüft. Via Mausklick kann die Genehmigung durch den Vorgesetzten online erfolgen. Die Belege kommen dann zur elektronischen Archivierung.
    c) Die Übernahme der Kosten ins Buchhaltungssystem erfolgt automatisch. Im Falle einer persönlichen Kreditkarte werden die Reisekosten aufs Konto des Reisenden überwiesen. Dieser erhält seine Ausgaben vom Unternehmen zurück bevor sein Konto durch die Kreditkartenabrechnung von der Bank belastet wird.
    d) Sämtliche Reisebelege werden von den zuständigen Personen elektronisch archiviert, denn es kann keine Rechnungswesenbuchung ohne Beleg erfolgen. Die Supportleistung der elektronischen Archivierung kann auch outgesourct werden.
    e) Mit einem entsprechend integrierten Management-Informations-System (MIS) werden die Reisekosten unter verschiedenen Aspekten bewertet, beispielsweise nach einzelnen Kostenstellen wie Abteilungen oder nach Leistungsträgern wie Fluggesellschaften oder Mietwagenfirmen. Jede Führungskraft kann so die Reisekosten ihrer Abteilung oder Bereiches controllen und die entsprechenden Maßnahmen einleiten.

Beteiligte Personen

Am Abwicklungsprozess beteiligt sind: Reisende zur Buchung und Abrechnung der eigenen Reise, oft Sekretariate oder Mitarbeiter Reisekostenstelle zur Prüfung der Reisekostenabrechnungen und Führungskräfte zur Genehmigung der Reise. Desweiteren ist in den meisten großen Unternehmen ein Travel Manager für die Steuerung des Gesamtprozesses verantwortlich.
Laut der Studie "WirtschaftsWoche Geschäftsreiseklima 2002" beschäftigt sich bei 58 % eine Führungskraft der Top 500 Unternehmen mit dem Thema Reisekostenmanagement in 2002; dies war nur bei 11 % der Mittelstandsunternehmen in 2001 der Fall (Basis: ca. 120 Unternehmen aus den Top 500 Unternehmen; 152 Mittelstandsunternehmen). Die Funktion der für das Reisekostenmanagement verantwortlichen Führungskraft in Top 500 Unternehmen ist bei den meisten ein eigener Travel Manager (bei 58 %). Dann folgen Leiter Reisestelle/Reisebüro (15 %), Leiter Personal (7 %), Abteilungsleiter (7 %), Leiter Finanzen (6 %), Leiter Einkauf (4 %) und Leiter Konzernrevision/Controlling (3 %).

Fazit

Zusammengefasst heißt das: "Travel-Management - Neben Buchungen geht es aber vor allem um Umsatzsteuerung, darum also, durch richtige Vertragsgestaltung, Optimierung des Einkaufs aller Reiseleistungen und Qualitätsanforderungen die Kosten zu minimieren und die Leistungen zu verbessern." (Zitat aus dem Artikel "Verband hilft bei der Planung", S. 2, Business Travel - Das Magazin für Geschäftsreisende, Ausgabe 2/2000 der Deutsche Bahn AG)

Vorteile und Vorgehen zur Einführung erfahren Sie im zweiten Teil "eBusiness Travel Management einführen".

Links und Literatur

Die hier aufgeführten Informationen basieren auf eigenen Erfahrungen und Kompetenzen der ILTIS GmbH, dem Betreiber von www.4managers.de.

Für weitere Fragen wenden Sie sich direkt an Ihren Ansprechpartner:

Regine Hallmayer
ILTIS GmbH
Röntgenstraße 15
D-72108 Rottenburg


Wir freuen uns auf Ihre E-Mail.

Ergänzt um die Informationen aus dem Fachartikel "Durch effektives Travel Management Reisekosten sparen" von Stefanie Machauf, freie Journalistin.

  • Aus: Auszügen der Studie " WirtschaftsWoche Geschäftsreiseklima 2002" (Seiten 7, 8, 13, 15, 18, 20, 23, 24, 30, 31). Telefonisch befragt wurden 125 Führungskräfte bzw. Travel-Manager der Top 500 deutschen Unternehmen durch die GfK Marktforschung, Nürnberg im Februar 2002 im Auftrag der WirtschaftsWoche.
  • Der Sonne entgegen. Die Reisebranche hatte es im Jahr 2003 nicht leicht. Schwache Weltwirtschaft und SARS sorgten für Buchungszurückhaltung bei den Urlaubern. Prozessoptimierung durch IT lautete daher die Devise bei Reisebüros und Veranstaltern. Lesen Sie mehr darüber im Artikel Innovative IT-Service-Konzepte für die gebeutelte Reisebranche.
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