E-Procurement

Einkaufen und Kosten sparen durch E-Procurement

Bei der Frankfurter Flughafen AG kostete ein Bleistift vor der Einführung eines E-Procurement-Systems 286 DM und die Beschaffung dauerte ca. 3 Stunden pro Vorgang. (Quelle: http://www.corps-verlag.de/

Größere Unternehmen haben ein Einkaufsvolumen bis zu 60 Prozent des jährlichen Umsatzes. Diesen Anteil zu minimieren und die Prozesskosten zu reduzieren ist Ziel von Kunden, Herstellern als auch Lieferanten.

Mit der Verlagerung des Bestell- und Beschaffungswesens ins Internet und durch die Nutzung neuer Informations- und Kommunikationstechnologie verspricht man sich mit E-Procurement Abhilfe. Durch die Möglichkeit, jederzeit und unabhängig von Zeit und Ort zu kommunizieren, können alle Prozesse von der Planung, Auftragsabwicklung bis zur Rechnungsstellung/Zahlung strategisch verwaltet und optimiert sowie gleichzeitig Kosten transparenter, kontrollierbarer und minimiert werden.

Durch die elektronische Bestellung kostet derselbige Bleistift heute bei der Flughafen AG 35 DM und der Vorgang der Bestellung dauert nur noch 18 Minuten.

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E-Procurement oder E-Purchasing ist die konsequente Weiterführung für Unternehmen, die auch schon Produkte und Leistungen via Internet vermarkten und anbieten. Es handelt sich bei E-Procurement um den "Einkauf via Internet ". Dies hört sich zunächst sehr einfach an, gemeint ist aber eine internetbasierte Abwicklung bzw. Unterstützung des kompletten Beschaffungsprozesses eines Unternehmens. Es wird sozusagen ein Business-to-Business-Netzwerk mit Lieferanten aufgebaut.

Überwiegend wird E-Procurement für die Beschaffung von Büroartikeln und Verbrauchsmaterial genutzt - sogenannte C-Güter, die nicht direkt in die Wertschöpfungskette einfließen. Denn man darf nicht außer Acht lassen: die Beschaffung ist ein Prozess, deren Ablauf auf längere Zeit geplant wird. Dass heißt, es handelt sich um einen strategischen Prozess, der sich wie jeder andere an der Unternehmensstrategie orientieren sollte.

Ziele des E-Procurement

Es handelt sich um keine "neuen" Ziele im E-Business, die mit E-Procurement erreicht werden sollen. Hauptziel ist, den Unternehmenswert dadurch steigern zu können, dass die Bestell- und Beschaffungsprozesse vereinfacht , standardisiert und beschleunigt werden. Dem zu Folge Kosten reduziert und Ressourcen eingespart werden können.

  • Verschlankung und Optimierung der Prozesse
    Letztendlich führt die Verlagerung des Bestell- und Beschaffungswesens ins Internet dazu, dass ein Großteil der administrativen Verwaltung - die Zettelwirtschaft und die Formularberge - wegfallen. Der gesamte Prozess wird elektronisch abgebildet und somit nachvollziehbarer, d.h. Fehlerquellen können frühzeitig erkannt, behoben und ausgewertet werden. Die Abwicklung und Verwaltung läuft automatisiert ab, Einzelschritte können reduziert werden.
  • Kosten reduzieren bzw. Einsparungspotenzial frei setzen
    Falschbestellungen oder Spontaneinkäufe ( "Maverick Buying"-Syndrom) können minimiert und Bestellzeiten verkürzt werden. Ganz wichtig: durch die elektronische Abbildung des gesamten Vorgangs einer Bestellung kann in Folge auch der Zahlungsverkehr besser überwacht und kontrolliert werden. Die Bestellvorgänge können von den Mitarbeitern dezentral vom Arbeitsplatz ausgeführt werden, was bedeutet, man kann
  • Ressourcen einsparen
    Zum einen fährt die Optimierung der Prozess dazu, dass Personal abgebaut werden kann, da es weniger Beteiligte am Bestellvorgang gibt. Die Kommunikation läuft direkt von Kunde zu Lieferant/Hersteller. Auf der anderen Seite werden verbleibende Mitarbeiter entlastet. Und durch das Einbeziehen der Lieferanten in die Geschäftsprozesse und die engere und koordiniertere Zusammenarbeit besteht die Möglichkeit für die Mitarbeiter, stärker Einfluss nehmen zu können auf zum Beispiel die Auswahl und Analyse/Bewertung der Lieferanten. Dieses Mehr an Verantwortung und der damit verbundenen Erweiterung des Arbeitsbereiches führt zu einer erhöhten Motivation bei den Mitarbeitern und zu einer höheren Beteiligung an der Optimierung der Prozesse.

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Vorraussetzungen ...

... sind neben der passenden technologischen Plattform

  • eine Neugestaltung und Anpassung der Ablaufprozesse an den "neuen " Einkauf,
  • Change-Management-Anforderungen sind neu zu strukturieren,
  • Instrument, Vorlagen und Werkzeuge für Mitarbeiter aber auch für Lieferanten und Partner sollten implementiert,
  • Mitarbeiter und Geschäftspartner sollten hinsichtlich der neuen Abwicklung informiert oder gegebenenfalls geschult werden.

Entscheidungen für E-Commerce oder E-Procurement haben Auswirkungen auf die Organisationsstruktur. Deshalb sollte sich die Umsetzung an den Unternehmenszielen und der Unternehmensstrategie orientieren.

Best-Practise-Beispiele ...

Beispiele für erfolgreiches E-Procurement kann neben Siemens auch - vielleicht in kleineren Ansätzen - der Bund verzeichnen.

E-Procurement bei Siemens

Mit einem Investitionsvolumen von zunächst 1 Mrd Euro wurden die Herausforderungen des E-Business in Angriff genommen. Das weltweite Einkaufsvolumen mit rund 35 Mrd pro Jahr wird heute mit einem Zehntel elektronisch abgewickelt. Ziel ist, dass dies in Kürze auf 50% ansteigt, realisiert durch ein Lieferantenportal. (quelle: http://www.gpl.siemens.com)

Es scheint zu funktionieren, wie drei Beispiele zeigen:

  • Zuschlag in 6 Sekunden
    Innerhalb dieser Zeit wurde der Zuschlag für einen großen Auftrag gegeben. Welche Vorteile ergeben sich daraus: Zeitersparnis, Prozesskostenreduzierung bei Siemens und den Lieferanten, Verringerung der Vertriebszeit, Erschließung neuer Vertriebswege.
  • Hohe Akzeptanz der Lieferanten
    Indirekte Materialien werden bei Siemens auf elektronischem Wege eingekauft. Nach ein paar Monaten hatten ca. 2.000 Partner Zugriff auf das Katalogsystem. Vorteile, die sich aus diesem System ergaben waren unter anderem eine benutzerfreundliche Bestellung , die einfach zu handhaben ist; attraktive Preise durch hohe Bündelung. Und auch hier eine deutliche Senkung der Prozesskosten um rund 50%.
  • Überschuss wird zum Erfolg
    Durch sogenanntes E-Brokerage werden zum Beispiel überschüssige elektronische Bauteile gehandelt. Der Werteverlust der Teile wird verhindert und die Chancen für einen Wiederverkauf erhöht. Durch den Handel über professionelle Broker werde Erlöse erzielt und gleichzeitig Lagerkosten reduziert.

(Quelle: "Fortschrittlich und richtungsweisend - Beschaffung durch E-Procurement", http://www.gpl.siemens.com)

E-Procurement - E-Government

Vielleicht nicht dasselbe, aber mit Sicherheit vergleichbar: Erledigung behördlicher Dienstleistungen via Internet. So eröffnete Bundesminister Otto Schilly auf einer Sonderaustellung der Cebit "Moderner Staat - Moderne Verwaltung" das Online-Formular-Center:

"Das Online-Formular-Center ist ein gutes Beispiel, wie die Bürgerinnen und Bürger Dienstleistungen der Bundesverwaltung schneller und einfacher in Anspruch nehmen können ", sagte Schilly.

In einer Studie "Government Online 2001", an der 27 Länder teilnahmen, wurde heraus gefunden, dass die Deutschen mit Platz 13 nur einen mittleren Rang bei der Nutzung virtueller öffentlicher Verwaltung erreichen. Ein Anfang ist gemacht:

Das Dienstleistungsportal des Bundes unter http://www.bund.de bietet bisher eine Übersicht über Länder, Behörden etc. und unter anderem auch das Formular-Center. Rund 1.000 Formulare stehen bislang zur Verfügung und es sollen mehr werden.

Links und Literatur

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