Event Management

Haben Sie bleibende Erinnerungen?

"Holzhacken ist deshalb so beliebt, weil man bei dieser Tätigkeit den Erfolg sofort sieht."
Albert Einstein, deutscher Physiker

"Hocketse" - so bezeichnet man im Schwäbischen eine Veranstaltung, deren Anlass, der "reason why" des Besuchs, unklarg ist. Man traf sich, redete, aß und trank etwas und ging dann wieder nach Hause..... und erinnerte sich nie wieder an den Anlass.

Wenn man als Unternehmen einen Anlass plant, sollte es das Ziel sein, dass dieser auf keinen Fall nur als " Hocketse" in Erinnerung bleibt bzw. eben nicht bleibt. Vielmehr müssen die ermöglichten Kontakte zwischen potenziellen und tatsächlichen Kunden, Interessenten, Lieferanten und sonstigen Einflusspersonen mit den Mitarbeitern des Unternehmens auch nach einer gewissen Zeit noch erinnert werden: "Was für ein Ereignis, was für eine Marke!"

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Die Frage "Was für ein Ereignis für unser Unternehmen?" muss deswegen bezüglich Planung, Umsetzung und Nachbearbeitung vorab detailliert geklärt werden. Auch darf die Unternehmensstrategie und das Markenimage nie aus den Augen verloren werden, damit die nicht unbedeutenden finanziellen Mittel auch sinnvoll investiert werden.

Event Management ist in der klassischen Marketing-Rubrik "Public Relations" (Öffentlichkeitsarbeit) angesiedelt. Public Relations dient dazu, auf Produkte und Marken aufmerksam zu machen, ohne dafür direkt zu werben. Das Ziel ist, das Produkt- oder Markenimage nachhaltig zu verbessern.

Je besser das Image einer Marke, desto "angesagter" die Produkte und umso höher der Absatz. Auch der Preispolitik eröffnen sich hier Einflussmöglichkeiten. Denn je besser das Image einer Marke, desto höher können die Produktpreise angesetzt werden. Um dieses Ziel zu verfolgen, ist das Event Management geradezu ideal geeignet.

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Das richtige Event für Ihre Marke

Ereignisse oder Veranstaltungen, die sich für solch eine Marketingmaßnahme anbieten sind:

  • Produktneuvorstellungen,
  • Firmenjubiläen,
  • Einweihung eines neuen Firmengebäudes,
  • Konzertveranstaltungen,
  • Sportveranstaltungen,
  • Management-Trainings,
  • besondere Feiertage,
  • Tagungen,
  • etc.

Wesentliches Merkmal bei diesen Veranstaltungen ist die Interaktivität. Der Verbraucher muss in irgendeiner Form (als Konsument oder Gestalter) beteiligt werden. Hierbei ist es besonders wichtig, die richtige Zielgruppe für die Marke einzugrenzen und das Event entsprechend zu gestalten und darauf abzustimmen.

Planung - Umsetzung - Nachbereitung

Planung

Wer noch nie einen richtigen Event veranstaltet hat, macht sich oft über den Planungshorizont eine falsche Vorstellung. Drei Monate sind für einen mittleren Anlass unerlässlich! Zudem gilt, unabhängig ob es ein interner oder externer Anlass ist: Events sind Chefsache. Das heißt natürlich nicht, dass die Geschäftsleitung bis zum Champagner alles selber planen muss.

Aber eine Frage muss von der Unternehmensspitze geklärt werden: Welches ist unsere allgemeine Aussage, welches Markenimage möchte ich mit diesem Event stärken? Es hat keinen Sinn, sich über Details zu streiten, wenn man sich über die allgemeine Aussage, die "Strategie" des Anlasses, im Unklaren ist. Zuerst muss die Botschaft "Unsere Marke steht für ..." definiert sein, danach kann man die Details klären.

Um diesen Punkt umfassend zu beleuchten, sollte eine Task Force, ein temporäres Arbeitsteam, gebildet werden, in dem auch externe Partner (Werbeagentur, Marketingberater, evtl. PR-Agentur etc.) teilnehmen. Hauptverantwortlicher der Task Force sollte auf jeden Fall der Geschäftsleiter bzw. ein Mitglied der Geschäftsleitung sein. Die operative Tätigkeit kann hingegen z.B. an die Assistenz der Geschäftsleitung delegiert werden.

Die Umsetzung

Die Umsetzung der Tätigkeiten, welche letztendlich in einem erfolgreichen und gelungenen Event münden, ist umfassend und braucht viel Zeit und Engagement. Nachstehend sollen nur vereinzelte Tipps in Form einer kleinen Checkliste gegeben werden. Wie der optimale Event für Sie aussehen kann, bleibt jedoch Ihrer Zielsetzung und Kreativität überlassen.

  • Allgemeine Ausrichtung,Budget:
    Events sind teuer. Überlegen Sie sich deswegen genau, was Sie über Ihren Event kommunizieren wollen.
  • Einbindung von Lieferanten und Partnern:
    Die Einbindung von Lieferanten und Partner-Betrieben kann helfen, Ihr Leistungsangebot transparent darzustellen, die Kosten zu dämpfen und bindet die Lieferanten langfristig an Ihr Unternehmen.
  • Ansprachen:
    Nur die wenigsten von uns sind geschulte Kommunikatoren. Bei Firmen-Rundgängen ist auf möglichst kurze und sachliche Informationen zu achten.
  • Platzverhältnisse:
    Sie sollten großzügig sein. Oft werden jedoch Rückzugsgebiete für Gäste und Mitarbeiter vergessen.
  • Bewirtung und Beschallung:
    Auch wenn dies scheinbar etwas teurer kommt als die selbstgemachten Salate, so empfiehlt sich gerade hier Rat und Tat von Catering- und Beschallungsprofis.
  • Parkplätze:
    Für die Parkplätze gilt nicht nur, dass sie in ausreichender Anzahl vorhanden sein müssen. Während des Events ist besonders auf permanente Einweisung und Bewachung zu achten.
  • Einladungen:
    Erwähnen Sie auf der Einladung, warum es für den Kunden sinnvoll ist, an diesem Anlass teilzunehmen. Zudem sollten Sie eine Antwort-Karte beilegen, um durch die Rückmeldungen den Event besser planen zu können.
  • Presse und Pressemappe:
    Ein guter Event ist immer eine Mitteilung in der lokalen Presse wert. Es empfiehlt sich, Journalisten rechtzeitig zu kontaktieren und eine Pressemappe zu verteilen.
  • Einlass:
    Ein kontrollierter Einlass mit Gästeliste empfiehlt sich aus verschiedenen Gründen. Der Event ist dann nicht eine "Party" für jedermann, sondern ein exklusiver Anlass nur für ausgewählte Gäste.

Die Nachbereitung

Der "Tag danach" und die auf den Event folgende Zeit sollten gezielt zur Nachbearbeitung genutzt werden. Einerseits sind natürlich die im persönlichen Gespräch angerissenen Kontakte zu vertiefen. Andererseits kann z.B. durch Zusendung des Presseechos oder eines beim Event aufgenommenen Kurzfilms die Erinnerung an den Event vertieft werden.
Was können Sie also tun?
Bevor Sie einen Event ins Auge fassen, werden Sie sich darüber klar, was dessen Ziele hinsichtlich ökonomischer Nutzen und Kommunikationsabsicht sind. Verschwenden Sie weder Zeit noch Geld, bevor dies nicht geklärt ist. Und versuchen Sie nicht, sich mit fremden bzw. falschen Federn zu schmücken. Der Event muss zu Ihrem Anlass und Ihrer Marke passen und darf nicht kopiert werden.
Planen Sie Events langfristig und integrieren Sie sie in Ihre Marketing-Planung. Bilden Sie eine Task Force, welche alle Aktivitäten mit dem genügenden zeitlichen Vorlauf in die Hand nimmt.

Tipp zum Abschluss

Nehmen Sie den Event ernst. Erkennen Sie die enormen Möglichkeiten, die für Ihr Markenimage in einem gut konzipierten und souverän durchgeführten Event stecken. Es lohnt sich.

Links und Literatur

  • Event-Management, von Kindler, Matthias (The Event Company): "Zu beginn der Präsentation erfolgt eine Analyse der Event-Branche, wobei sowohl auf generelle gesellschaftliche und wirtschaftliche Veränderungen als auch ..."

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