Gatekeeping

Schleusenwärter und Informationsmanager

"Rund 80% der im Unternehmen verteilten schriftlichen Informationen erreichen nie die Aufmerksamkeit der Empfänger."

Claudia Mast, Lehrstuhlinhaberin für Kommunikationswissenschaften und Journalistik, Universität Hohenheim

In Zeiten der Informationsflut werden Gatekeeper immer wichtiger, die ihr Netzwerk nutzen, um die wichtigen Informationen herauszufiltern und an ihr Team zu kommunizieren.

Wir leben in paradoxen Zeiten. Auf der einen Seite erhalten wir Unmengen von Informationen. Jeder kennt das Gefühl nach ein paar Tagen Abwesenheit, den Eingangsbriefkasten der E-mail zu öffnen.

Auf der anderen Seite will jeder umfassend informiert sein. Gerade in unsicheren Zeiten wie der jetzigen Konjunkturflaute streben viele nach Sicherheit, was sie durch ein Mehr an Informationen erreichen wollen. Insbesondere Arbeitnehmer fordern von der Unternehmensleitung, informiert zu werden.

Mitarbeiterbefragungen ergaben wiederholt, dass sich die Mitarbeiter nicht genügend informiert fühlen. Kommunikation spielt jedoch bei der Umsetzung von Strategien eine wichtige Rolle.

Was ist der Ausweg aus dem Dilemma?

Bereits 1950 prägte D. White den Begriff des gatekeepers. Eine Person, die mehr Diskussionen mit Teammitgliedern und externen Personen führt als das gesamte Projektteam. Also ein Kommunikationsprofi, der sämtliche ihm zugänglichen Informationsquellen nutzt und die wichtigen Informationen dem Projektteam zugänglich macht.

In der EDV würde man diese Person als Schnittstelle bezeichnen.

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Schleusenwärter gegenüber der Informationsflut

Gatekeeping umfasst außerdem das Herausfiltern und die richtige Adressierung von Informationen. Besonders Manager können bei der Informationsorganisation entscheidende Vorarbeiten leisten, damit ihre Mitarbeiter nicht in der Informationsflut wichtige Informationen und Botschaften übersehen.

  • Hierzu zählen gepflegte Verteilerlisten. Diese sollten regelmäßig auf ihre Aktualität überprüft werden.
  • Sitzungen sollten mit einem kurz zusammengefassten Ergebnis beendet werden. Außerdem ist festzulegen, was an welche Mitarbeiter kommuniziert wird.
  • Lange Berichte mit einer Kurzfassung versehen.
  • Vor jeder Kommunikationsmaßnahme überlegen, was genau erreicht werden soll.
  • Botschaften auf drei Kernbotschaften beschränken. Diese lassen sich besser merken als viele Aussagen.

Sinnvoll ist es, Botschaften kurz und verständlich halten und diese mehrmals wiederholen. Wie bei der Kommunikation der Unternehmensstrategie ist es wichtig, Sachverhalte einfach zu halten und auf wenige prägnante Aussagen zu beschränken.

Informationsmanager, um nicht "im eigenen Saft zu kochen"

Eine zweite Funktion des gatekeeping ist externe Informationsquellen zugänglich zu machen.
Der boundary spanner ist ein spezieller Gatekeeper, der seine Gruppe mit externen Ansprechpartnern verknüpft, während Liäson eine Person bezeichnet, die keiner der verknüpften Gruppen angehört.
Gatekeeper nutzen Netzwerke, die über die Grenzen ihrer Abteilung und ihres Unternehmens hinausgehen. Sie:

  • entwickeln und erhalten Beziehungen,
  • analysieren,
  • formulieren klar und verständlich,
  • überzeugen und
  • treiben voran.

Statt andere Abteilungen als Konkurrenten aufzufassen, denen wichtige Informationen vorenthalten werden, können gatekeeper alle Informationen und Diskussionsergebnisse ihren Teammitgliedern nutzbar machen.
In den 80er Jahren wurden in den USA umfangreiche Forschungen über gatekeeping in der Projektarbeit durchgeführt. Folgende Ergebnisse sind auch heutzutage für die Zusammensetzung von Projektteams und ihrer Kommunikationswege von Bedeutung:

  • In Forschungsprojekten und Entwicklungsprojekten sind gatekeeper eher hinderlich für den Projekterfolg.
    Dies wird mit ihrer Nutzung informeller Informationsquellen begründet, die die Projektmitglieder ablehnen. Vereinbarte, klare Kommunikationswege werden bevorzugt.
  • Anwendungsbezogene Projekte hingegen profitieren von gatekeepern.
    Der Projekterfolg von Gruppen mit gatekeepern ist höher als von Gruppen ohne gatekeepern. Hier nützen vielfältige Diskussionen und externe Anregungen.
  • Manager sind nicht automatisch gatekeeper. Formelle Macht kann das Netzwerk eines gatekeepers nicht ersetzen.

Allerdings wurden gatekeeper aufgrund ihrer beschriebenen Fähigkeiten häufig in Managementpositionen befördert. Die Gleichung gatekeeper = manager trifft nicht immer, aber häufiger zu.

Schlussfolgerungen:

Bei der Zusammensetzung von Projektteams sollte darauf geachtet werden, dass kommunikationsstarke Mitarbeiter dabei sind.
Diesen Mitarbeitern sollte die Nutzung informeller Wege ermöglicht werden, z.B. die Teilnahme an Kongressen oder Treffen von Verbänden finanzieren.
Gatekeeper sind effektive und kostengünstige Versorger von Informationen.

Links und Literatur

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