Informationsmanagement

Overload oder Erfolgsfaktor?

Jede Organisation (und damit jedes Unternehmen) "lebt" gleichsam von Informationen. Ein Unternehmen, in dem nicht mehr informiert wird oder in dem die Kommunikationskanäle versandet sind, ist tot.
Hermann von Kortzfleisch

(aus: Information und Kommunikation in der industriellen Unternehmung.
In: Zeitschrift für Betriebswirtschaft. 43. Jg., 1973, Nr. 8, S. 549 - 560.)
Informationen sind wesentlicher Erfolgsfaktor für das Erreichen von unternehmerischen Zielen. Da wir in einem Zeitalter leben, in dem wir uns einer regelrechten Informationsflut ("Information Overload") gegenübersehen, ist es mehr denn je für den Unternehmenserfolg notwendig, den Bedarf und den Einsatz von Informationen zu planen, zu organisieren und zu steuern.

Wird dieses "Managen" von Informationen mittels moderner Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützt, spricht man heute vom Informationsmanagement.

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Neben der Gestaltung eines organisatorischen Rahmens (wie z.B. Prozesse, Strukturen und personelle Zuständigkeiten) gilt das Hauptaugenmerk des Informationsmanagements in Unternehmen dem Sammeln, Erfassen, Verwalten, Bereitstellen und Verteilen von Informationen, die für das Erreichen der unternehmerischen Ziele von Bedeutung sind, sowie das Bereitstellen von Werkzeugen, mit denen diese Informationen ausgewertet werden und aufgabenspezifisch genutzt werden können.

Verantwortlich für das Informationsmanagement in Unternehmen ist der Chief Information Officer (CIO), der mit seiner Aufgabe eine Querschnittsfunktion wahrnimmt, von der sämtliche Bereiche eines Unternehmens betroffen sind. Neben seinem fundierten Verständnis für die Möglichkeiten und Grenzen moderner Informations- und Kommunikationstechnologien benötigt er deswegen auch ein fundiertes Verständnis der Unternehmensstrategie und der Geschäftsprozesse.

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Instrumente des Informationsmanagements

Das Informationsmanagement basiert hauptsächlich auf dem Einsatz moderner Informations- und Kommunikationstechnologien und den darauf aufbauenden technologischen Konzepten und Systemen.

1. Sammeln, Erfassen, Zugänglich machen

Um sicherzustellen, dass überhaupt alle relevanten Informationen für unternehmerische Entscheidungen vorliegen, geht es im Rahmen des Informationsmanagements zunächst darum, Unternehmensinformationen zu sammeln, zu erfassen und diese einem elektronischen Speichermedium zugänglich zu machen.
Dieser Aufgabe widmen sich beispielsweise folgende technologischen Systeme und Konzepte:

  • Document Management Systeme
    ermöglichen die elektronische Erfassung, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten sowie die Vergabe von elektronischen Benutzerrechten, wenn es um die Bearbeitung dieser Dokumente geht.
  • Content Management Systeme
    ermöglichen, dass firmeneigenes Wissen, Know-how und sonstige relevanten Informationen möglichst einfach und schnell auf firmeneigenen Webseiten publiziert werden können.
  • Wissensmanagement Systeme
    bilden die technologische Unterstützung des gleichnamigen Managementkonzeptes, bei dem es im Wesentlichen darum geht, das intellektuelle Kapital der Mitarbeiter eines Unternehmens systematisch zu aktivieren und zu erhalten. Die technologische Herausforderung liegt dabei hauptsächlich im elektronischen Erfassen des impliziten Wissens ("tacit knowledge") , welches oft nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden ist. "Neutrale" Informationen also, die erst durch die Verknüpfung mit eigenen Erfahrungen und Bewertungen zu implizitem Wissen werden, welches dann häufig für das Unternehmen verloren geht, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Für das elektronische Erfassen dieses Wissens werden dabei die existierenden Systeme des Informationsmanagements genutzt wie z.B. Content Management Systeme oder Document Management Systeme.

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2. Verwalten und Archivieren

Neben dem Sammeln und Erfassen von Informationen ist es Aufgabe des Informationsmanagements, geeignete elektronische Plattformen für die Verwaltung und Archivierung bereitzustellen. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Data Warehouse
    Ein Data Warehouse ist eine integrierte, strukturierte und historische Sammlung aller in einem Unternehmen oder Unternehmensbereich vorhandenen Daten. In diesen Datenpool fließen interne und externe Daten ein, die konsolidiert, verdichtet und analysiert werden können. Hierzu zählen auch die Kenntnisse und Erfahrungen der Mitarbeiter.
  • Enterprise Portals
    Hierunter versteht man das Konzept einer webbasierten Unternehmensplattform, bei der die Mitarbeiter u.a. Zugriff auf alle Informationen haben, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen.




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3. Filtern und Nutzen

Um aus der Fülle an vorhandenen Informationen diejenigen herauszufiltern, die für eine Aufgabenstellung oder unternehmerische Entscheidung relevant sind, bedarf es geeigneter Instrumente und Werkzeuge. Hierzu zählen beispielsweise:

  • Suchfunktionen und Agentensysteme
    Tools, anhand derer Mitarbeiter entweder proaktiv und gezielt nach Informationen in elektronischen Medien suchen können ("Pull-Technologie") oder von im Vorfeld definierten Suchprofilen bei "neuen" Informationen automatisch benachrichtigt werden ("Push-Technologie").
  • Business Intelligence
    Werkzeuge zur Verdichtung und Analyse von einer Vielzahl von Informationen zu nutzbarem Wissen, wie z.B. OLAP und Data Mining.
  • Management Informationssysteme (MIS)
    Informationen aus unterschiedlichsten Unternehmensdatenbanken und Systemen werden so zusammengeführt und gewichtet, dass daraus aggregierte Informationen entstehen, die für das Ableiten von Managemententscheidungen genutzt werden können.

Fazit

Die Möglichkeiten der technologischen Unterstützung sind hierbei fast unendlich. So stellen die aufgeführten technologischen Konzepte und Systeme wie z.B. Dokumenten Management Systeme und Content Management Systeme, das Data Warehouse, Enterprise Portals, Suchfunktionen, Business Intelligence oder Management Informationssysteme nur einen Ausschnitt aller möglichen technologischen Konzepte dar, die für ein effektives und effizientes Informationsmanagement herangezogen werden können.

Links und Literatur

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