Kennzahlen

Mythos Kennzahl - Transparenz oder Blendwerk?

"If you can't measure it, you can't manage it."
Peter F. Drucker

Warum scheitern Projekte? Gerade diese Frage stellen sich sowohl die verantwortlichen Projektleiter als auch Vorgesetzen. Glaubt man einer aktuellen Befragung von 164 Großunternehmen, durch Droege &;Comp. (Quelle: Wirtschaftswoche 40/2002, Seite 120), sind die häufigsten Gründe, dass kein Projektcontrolling durchgeführt wird bzw. nicht ausreichend Unterstützung durch das Top-Management vorliegt.

In den vergangenen Jahren haben sich einige Trends verstärkt. Die Menschen sind immer stärker zahlenorientiert. Das Shareholder Value Konzept sensiblisiert zusätzlich für das Thema "Kennzahlen" und Unternehmen führen immer stärker mit Zahlen - zum Beispiel über Balanced Scorecards.
Manager fordern präzise Betrachtung von Sachverhalten und setzen häufig "präzise" mit "quantifiziert" gleich. Und die weiter fortschreitende generelle Professionalisierung der Projektleiter macht einen präziseren Umgang mit Kennzahlen möglich.

Was aber ist eine Kennzahl?

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Kennzahlen sind Messwerte, die zur sinnvollen und aussagefähigen Verdichtung und Gegenüberstellung vorhandener Informationen benutzt werden.
In anderen Worten ist eine Kennzahl:

  • ein gemessener Wert, der
  • verdichtete Information enthält und dazu dient,
  • Werte in ein Verhältnis zueinander zu setzen,
  • Werte miteinander zu vergleichen oder
  • Werte mit einem Richtwert zu vergleichen.

Kennzahlen benötigen Vergleichswerte oder einen Kontext, um aussagefähig zu sein.

Wozu braucht man Kennzahlen?

Mit Kennzahlen können Ziele präzise vereinbart und Vereinbarungen wasserdicht getroffen werden. Zustände oder Zustandsveränderungen können anhand von Kennzahlen präzise beschrieben und beurteilt werden:

  • im zeitlichen Vergleich,
  • im Vergleich zu Erfahrungswerten,
  • im Vergleich zu Richtwerten (Vorgaben).

Subjektiv gefärbte Prosa-Berichte können durch klare Fakten untermauert oder ersetzt werden, womit die Objektivität der Situationsberichte gestärkt wird.
Hierzu ein Beispiel:

  • Prokjektbericht ohne Kennzahlen:
    "Unser Projekt macht gute Fortschritte. Wir haben die meisten Aktivitäten bereits begonnen, wir haben einen guten Teil der Arbeit getan. Es sind wenige Budgetüberschreitungen bekannt geworden, und die halten sich im Rahmen. Wir gehen davon aus, dass wir das Projekt mit einer vertretbaren Überschreitung in Zeit und Budget zu Ende führen können."

  • Projektbericht mit Kennzahlen:
    Unser Projekt macht gute Fortschritte. 93% der Aktivitäten
    wurden begonnen. 47% der Aktivitäten sind bereits vollständig abgeschlossen. Nur drei Aktivitäten haben ihr Budget überschritten, insgesamt steht die Prognose auf plus 2,5% . Unsere pessimistische Schätzung geht zurzeit davon aus, dass wir das Projekt mit maximal 4% zusätzlichem Budget und einem maximalen Verzug von drei Wochen zu Ende führen können."

Wo kommen Kennzahlen zum Einsatz?

Kennzahlen können innerhalb des Projektes eingesetzt werden in der...

  • Initialisierung,
  • Zielvereinbarung,
  • Beschreibung von Aktivitäten,
  • Planung,
  • Aufwandschätzung,
  • Steuerung (Controlling; Fortschrittsmanagement) und
  • Erfolgsmessung.

Mit professionell eingesetzten Kennzahlen

  • lassen sich Projektziele, Arbeitspakete und Vereinbarungen präszise formulieren und leichter zu controllen.
  • werden Vereinbarungen für beide Seiten exakter fixiert und damit Aufwandschätzung und Umsetzung erleichtert.
  • lassen sich Fortschritte kommunizieren und dadurch die kontinuierliche Entwicklung transparent machen. Somit wird Zuversicht und Motivation bei Investoren und Projektmitgliedern erzeugt.
  • kann eine solide Basis dafür gelegt werden, dass alle Projektmitglieder mit der selben Interpretation der Daten arbeiten. Damit werden Missverständnisse vermieden.

Um aber Kennzahlen erfolgreich einsetzen zu können, sind Mindest-Voraussetzungen erforderlich. So sollten die Beteiligten bereit sein, sich auf Präzision einzulassen. Eine Transparenz im Projekt muss gegeben oder zumindest herstellbar sein. Es sollte ein vollständiger, aktueller und realistischer Projektplan vorliegen.

Im Röntgenblick - Die richtige Kennzahl für Ihre Botschaft

Kardinale oder ordinale Kennzahl, Relativwert oder Absolutwert? Die Frage stellt sich, wann man welche Kennzahl einsetzt? Und welche Kennzahl ist wo die Aussagekräftigste?

Es gibt verschiedene Arten von Kennzahlen. Zum Beispiel Kennzahlen mit

  • kardinaler Skala
    Dabei handelt es sich um eine objektive Werteskala mit festem Nullpunkt, zum Beispiel Kosten, Zeitverbrauch.
  • ordinaler Skala
    Dies ist eine subjektiv definierte Skala, die eine Rangordnung ausdrückt, zum Beispiel Schulnoten für Kundenzufriedenheit.
  • Relativwerten
    Werte, die eine Größe in Relation zu einer anderen Größe beschreiben, häufig als Prozent oder als Faktor, zum Beispiel Anteil des verbrauchten Budgets, Anteil der fertiggestellten Aktivitäten.
  • Absolutwerten
    Werte, die eine Größe ohne Referenz auf eine andere Größe beschreiben. Kann ordinal und kardinal skaliert sein, zum Beispiel verbrauchtes Budget in Euro, Anzahl der fertiggestellten Aktivitäten.
  • Vergangenheitsbezug
    In der Vergangenheit gemessene oder geplante Werte, zum Beispiel Kosten des letzten Projektmonats.
  • Gegenwartsbezug
    In der Gegenwart gemessene oder geplante Werte, zum Beispiel aufgelaufene Kosten des Projekts Stand heute.
  • Zukunftsbezug
    Für die Zukunft angenommene oder vorgegebene Werte, zum Beispiel ein vorgegebenes Gesamtbudget des Projekts.
  • Originären Werten
    Dies sind gemessene Werte, die nicht aggregiert, berechnet oder geschätzt wurden, zum Beispiel die Anzahl fertiggestellter Aktivitäten.
  • Abgeleiteten Werten
    Werte, die durch Berechnung, Aggregation, Trendanalyse oder Schätzung entstanden sind, zum Beispiel die Quote der fertiggestellten Aktivitäten.

Die Earned Value Analyse ist ein weltweit verbreitetes, umfassendes Kennzahlensystem. Sie setzt Standards für Begriffe und Inhalte von Kennzahlen zur Bewertung von Projekten. Der Kern der Earned Value Analyse ist, dass die erbrachte Leistung eines Projekts ermittelt (earned value) und prognostiziert wird.

Die Projekt-Scorecard

Der Begriff der Balanced-Scorecard ist geläufig. Was aber ist die Projekt-Scorecard?

Dabei handelt es sich um die Übertragung der Balanced-Scorecard-Methodik auf Projekte. Denn wie auch bei der Umsetzung von Strategien, ist bei Projekten die Operationalisierung der Ziele notwendig. Die allgemein verwendeten Perspektiven Kosten, Kunde, Prozess und Innovation werden ersetzt durch Kosten, Dauer, Qualität und Kundenzufriedenheit.

Wie von der Balanced Scorecard bekannt, wird auch in der Projekt-Scorecard zuerst ein Zielzusammenhang hergestellt, dann werden die Ziele in messbare Faktoren zerlegt, die mit konkreten Zielwerten besetzt werden.

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Wie wird eine Projekt-Scorecard erstellt?

  1. Zerlegen Sie Ihr Projektziel in Teilziele für jede Perspektive.
  2. Beschreiben Sie präzise, wann die Teilziele erreicht sind.
  3. Finden Sie messbare Größen, mit denen das Erreichen der Teilziele verfolgt und nachvollzogen werden kann.
  4. Legen Sie für diese Größen den Sollwert am Ende des Projekts sowie die Werte für wichtige Berichtszeitpunkte fest.
  5. Erheben Sie den Ist-Wert dieser Größen.
  6. Benutzen Sie die Projekt-Scorecard regelmäßig um festzustellen, ob Sie wie geplant vorankommen!

Von der Zahl zum Erfolg

Von der Zahl zum Erfolg - Effizienz für Ihr Projektmanagement.

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Wie werden nun die Kennzahlen in den jeweiligen Phasen des Lebenszyklus eingesetzt?

1. Orientierung

  • Machbarkeit prüfen
  • Vergleichbarkeit herstellen

2. Initialisierung

  • Zielsetzung konkretisieren
  • Teilziele priorisieren

3. Zieldefinition

  • Zielsetzung operationalisieren
  • Zielkonflikte bereinigen

4. Planung

  • Operativen Weg vorzeichnen
  • Leistungsaufbau festlegen

5. Aufwandsschätzung

  • Aktivitäten bewerten
  • Plausibilitäten und Vergleiche herstellen

6. Steuerung

  • Soll-Ist-Werte prüfen
  • Handlungsbedarfe aufzeigen

7. Erfolgsmessung

  • Ausmaße feststellen
  • Erfolge kommunizieren

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