Für jeden den geeigneten IT-Arbeitsplatz

Managed-Office-Konzepte fördern Produktivität und sichern Know-how

Bei neuen Managed-Office-Konzepten stellen spezialisierte IT-Dienstleister vollständige IT-Arbeitsplätze inklusive Telefon, Drucker und Netz nach genau definierten Bedingungen bereit und sorgen für den zuverlässigen Betrieb. Die Verantwortlichen in den Unternehmen können für jeden Mitarbeiter die Arbeitsplatz-Variante auswählen, die ihre Aufgabe bestmöglich unterstützt. Durch den Service-Zukauf lässt sich das fachliche Know-how langfristig sicherstellen, denn dieses liefert der Dienstleister im Rahmen der vereinbarten Zusammenarbeit mit.

IT-Arbeitsplätze werden in der Regel bislang nicht optimiert wie andere produktionsrelevante Faktoren - etwa der Betrieb von Fertigungsanlagen. Die Praxis zeigt, dass viele Unternehmen die IT-Arbeitsplätze noch immer wie vor 20 Jahren betreiben. Das bedeutet beispielsweise, dass Prozesse nicht standardisiert sind oder effizienzsteigernde Technologien nicht durchgängig zum Einsatz kommen. Die Folge: Ein hoher Bedarf an Personal und Know-how. Dieser Aufwand lässt sich bei objektiver Betrachtung heute nicht mehr rechtfertigen, denn die so erreichbare Servicequalität genügt den aktuellen Anforderungen an Mobilität, Verfügbarkeit und Sicherheit nicht.
Hinzu kommt die wirtschaftlich und demografisch bedingte Verknappung von Fachleuten und die zunehmende Komplexität, die aus den unterschiedlichen Anforderungen an die IT-Arbeitsplätze resultiert: Anwender wollen neue Plattformen und Technologien nutzen – etwa, um jederzeit und von jedem Ort ihre Aufgaben erfüllen und auf die benötigten Daten zugreifen zu können. Das heißt, unternehmensintern muss immer weniger IT-Personal immer komplexere Infrastrukturen produktiv halten.

Leistungen gezielt einkaufen

Hier zeigt sich das Dilemma: Denn einerseits soll die Produktivität der Mitarbeiter bestmöglich unterstützt und gefördert werden. Andererseits bringen technische Neuerungen in der Regel immense Vorlaufzeiten und Entwicklungskosten mit sich. Denn nachhaltige Lösungen sind nicht immer schnell umsetzbar. Häufig werden daher bedingt taugliche Systeme eingeführt, deren geplante baldige Ablösung dann aufgrund zeitlicher Engpässe zu spät oder gar nicht stattfindet. Die Folge: Die Komplexität der IT-Infrastruktur wächst mit der Anzahl der unterschiedlichen Plattformen, Systeme und Programme.
Umdenken ist gefragt. So können beispielsweise Services für den Betrieb der IT-Arbeitsplätze eingekauft werden – ähnlich dem Zukauf von Software und Hardware. Neue Managed-Office-Konzepte umfassen neben der Bereitstellung auch den Betrieb kompletter IT-Arbeitsplätze inklusive Telefon, Drucker und Netz zum Festpreis. Der zugehörige Service geht weit über die üblichen Garantieleistungen von Hardware-Leasing-Varianten hinaus. Während sich letztere in der Regel auf den Ersatz von defekten Komponenten innerhalb eines bestimmten Zeitraums beschränkt, orientiert sich ein Managed Service komplett am Nutzen für den Anwender. So ist etwa die Verfügbarkeit – also die Zeit, in der ein IT-Arbeitsplatz tatsächlich produktiv genutzt werden kann – in den Service Levels klar festgelegt.

Innovationen mitkaufen

Managed Office ermöglicht den Unternehmen, für jeden Mitarbeiter den passenden Arbeitsplatz zu wählen. Die Bandbreite reicht vom klassichen PC, auf dem die Daten gespeichert sind und lokal verarbeitet werden (Fat Client), bis hin zum virtualisierten Desktop. In diesem Fall befinden sich alle Anwendungen inklusive der persönlichen Einstellungen im Rechenzentrum. Der Anwender greift dabei gewissermaßen auf „seinen“ PC im Rechenzentrum zu. Die Aufgabe der Endgeräte auf dem Schreibtisch ist hierbei auf die Ein- und Ausgabe beschränkt. Da Daten und Anwendungen sicher im Rechenzentrum liegen, benötigen derart ausgestattete Arbeitsplätze keine Konfiguration vor Ort und können im Fehlerfall einfach ausgewechselt werden wie eine Glühlampe. Nach einem Austausch oder Ortswechsel kann der Anwender genau dort weitermachen, wo er aufgehört hat – so als hätte er lediglich die Stromzufuhr am Bildschirm kurz unterbrochen. Daraus resultiert ein sehr geringer Betriebsaufwand und eine besonders hohe Mobilität.
Unternehmen können mit Managed Office auch die neuesten Technologien ohne Vorlaufzeiten und teure Vorab-Investitionen nutzen. Denn die per Service-Vereinbarung „gekauften“ Arbeitsplätze sind bereits mit den gewünschten Funktionen ausgestattet. Darüber hinaus ermöglichen Managed-Office-Konzepte den Unternehmen, ihren Mitarbeitern mehrere unterschiedliche Plattformen bereitzustellen und so deren Produktivität zu fördern, ohne gleichzeitig die Komplexität der internen Prozesse zu erhöhen.

Sicherheit für Daten und zukünftige Planungen

Wohl durchdachte Service-Angebote erhöhen die Sicherheit in mehrfacher Hinsicht. Am Beispiel Managed Office von Fujitsu Siemens Computers zeigt sich zum einen der Vorteil für den Datenschutz: Das Konzept ermöglicht es einem Unternehmen, bei Bedarf mobile Arbeitsplätze mit virtuellen Clients auszustatten. So können die Mitarbeiter zwar auch von unterwegs oder aus einer weniger vertrauenswürdigen Umgebung auf Informationen zugreifen, die Daten bleiben jedoch zentral im Rechenzentrum gespeichert. Sensible Unternehmensinformationen können auf diesem Weg nicht so leicht in falsche Hände geraten.
Zum anderen stellt die Zusammenarbeit mit dem Dienstleister die Versorgung mit IT-Know-how sicher, denn die Verantwortlichen haben jederzeit Zugriff auf stets aktuelles Expertenwissen. Schon jetzt klagen immer mehr Unternehmen darüber, dass Fachkräfte schwer zu finden und halten sind. Betrachtet man die demographische Entwicklung, dürfte sich diese Situation in Zukunft noch verschärfen. Durch den Einkauf von Serviceleistungen spezialisierter Dienstleister müssen Unternehmen nicht mehr intern das Know-how zu jeder eingesetzten Technologie aufbauen und up-to-date halten. Wenige Experten können die Aufgabe steuern, Routinearbeit erledigt der Dienstleister – und er bringt auch das nötige Wissen dazu mit.
Schließlich bringt Managed Office auch Planungssicherheit. Fixpreise mit bedarfsorientierter Bereitstellung und festen Definitionen zu Leistung, Service und Qualität liefern eine verlässliche Entscheidungsbasis für zukünftige Planungen.

Workplace auf einen Blick

  • IT-Arbeitsplatz nach Wahl inklusive Service zum Festpreis
  • Bereitstellung kompletter Infrastrukturen an jedem Ort: PC/Notebook, mobile Geräte, Drucker, VoIP-Telefonie, Netzwerk, Server
  • Zuverlässiger Betrieb aus einer Hand - automatisierte, standardisierte und optimierte Prozesse durch Methoden wie ITIL
  • Zugriff auf Experten-Know-how
  • Hohe Datensicherheit durch gezielten Einsatz virtueller Clients
  • Nutzung innovativer Technologien ohne Vorlaufzeiten und Investitionen

Links und Literatur

Dieser Artikel wurde in zusammenarbeit mit André Kiehne, Leiter Business Development Services Germany bei Fujitsu Siemens Computers erstellt.

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