Mitarbeitergespräch

... so wichtig wie die Zahlen am Ende eines Geschäftsjahres.

Gespräche, die so wichtig sind wie die Zahlen am Ende eines Geschäftsjahres, aber in keiner Bilanz auftauchen. Oder wie Hermann Lahm (*1948) meint:
"Mitarbeitergespräche sollte man wie TÜV-Termine betrachten. Es besteht zwar die Möglichkeit der Beanstandung, wichtiger ist jedoch die beruhigte Weiterfahrt für die nächsten Jahre."

Das Mitarbeitergespräch ist das zentrale Instrumentarium um ein Denken und Handeln anzustoßen, welches zum nachhaltigen Unternehmenserfolg beiträgt und gilt als ein wichtiges Instrument der Personalentwicklung. Wird es regelmäßig durchgeführt, unterstützt es

  • die Weiterentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
  • fördert die Qualität der Zusammenarbeit und
  • das Verhältnis von Mitarbeitern und Vorgesetztem.

Dies geschieht durch das Aussprechen von Lob, Anerkennung und Kritik und das gemeinsame Vereinbaren von Zielen sowie persönlichen Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen.

Das Mitarbeitergespräch ist ein vertrauliches, partnerschaftlich geführtes Gespräch. Es findet generell als Vier-Augen-Gespräch zwischen dem Mitarbeiter und dem direkten Vorgesetzten bzw. einem entsprechend mit Personalverantwortung betrauter Vorgesetzten statt. Sie werden in der Regel einmal im Jahr durchgeführt.

Im Mitarbeitergespräch besprechen Mitarbeiter und Vorgesetzter die vergangene Arbeitsperiode. Sie erörtern gemeinsam, in welchem Maß der Mitarbeiter die in der Vergangenheit vereinbarten Ziele erreicht hat. Dabei werden aufgetretene Probleme und Schwierigkeiten analysiert und Verbesserungsmöglichkeiten diskutiert. Im Rahmen dieses Gesprächs wird auch über die Arbeitszufriedenheit des Mitarbeiters und über die Zusammenarbeit von Mitarbeiter und Vorgesetztem gesprochen.

Darauf aufbauend werden neue Arbeitsziele der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters für die kommende Arbeitsperiode vereinbart. Die besondere Aufmerksamkeit gilt im Mitarbeitergespräch der persönlichen und beruflichen Weiterentwicklung des Mitarbeiters - wie z. B. Karriere- und Aufstiegsmöglichkeiten - aber auch der beruflichen Höherqualifizierung.

Dessen Bildungsbedarf hierzu wird analysiert, geeignete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten werden diskutiert und deren Besuch geplant. Für die Umsetzung dieser Planung sind Mitarbeiter und Vorgesetzter gemeinsam verantwortlich. Es besteht die Notwendigkeit, dass sich beide Gesprächsteilnehmer ausreichend auf dieses Gespräch vorbereiten. Eine frühzeitige Terminvereinbarung ist deshalb erforderlich.

Aufbau und Anwendung

Im Mitarbeitergespräch behandeln Vorgesetzter und Mitarbeiter die folgenden Themen im Rückblick auf die vergangene Arbeitsperiode:

  • die Einschätzung der Zielerreichung des Mitarbeiters (Feedback des Vorgesetzten und Selbsteinschätzung des Mitarbeiters)
  • die Zusammenarbeit von Mitarbeiter und Vorgesetztem
  • die Zusammenarbeit des Mitarbeiters mit Kollegen
  • die erkannten Stärken und Schwächen der des Mitarbeiters
  • und die Arbeitszufriedenheit des Mitarbeiters.

Im Mitarbeitergespräch behandeln Vorgesetzter und Mitarbeiter die folgenden Themen im Ausblick auf die zukünftige Arbeitsperiode:

  • die gemeinsame Festlegung der Ziele des Mitarbeiters für die zukünftige Arbeitsperiode
  • der Weiterbildungsbedarf des Mitarbeiters um die Zielfestlegung zu erreichen
  • die Klärung, welche individuellen fachlichen, beruflichen und persönlichen Entwicklungsmöglichkeiten dem Mitarbeiter offen stehen
  • und die abzuleitenden Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen.

Anwendung des Instruments

Terminvereinbarung
Der Gesprächstermin sollte mindestens zwei Wochen im voraus vereinbart werden. Das Gespräch findet während der Arbeitszeit statt.

Dauer
Das Gespräch soll in Ruhe und ohne Zeitdruck erfolgen. Vor allen Dingen bei problematischen Gesprächen ist eine zwei- bis dreistündige Gesprächsdauer durchaus möglich und sinnvoll. Empfohlen wird daher, in solchen Fällen vorsichtshalber einen gesamten Vor- oder Nachmittag einzuplanen. Vermeiden Sie in jedem Fall Folgetermine und planen Sie daher keine zeitlich eng folgenden Termine ein.

Rahmenbedingungen
Alle möglichen Störungsquellen müssen während des Gesprächs ausgeschaltet sein, insbesondere Telefonanrufe sowie sonstige Unterbrechungen sind strikt zu vermeiden.

Ergebnisdokumentation
Die Gesprächsergebnisse, das heißt die getroffenen Zielvereinbarungen, die vereinbarten Qualifizierungs- und Fördermaßnahmen, sind schriftlich fest zu halten.

Hierzu sollten der Vorgesetzte und der Mitarbeiter die Ergebnisse gemeinsam konkret formulieren und das Dokument direkt nach Beendigung des Gesprächs, bei beiderseitigem Einverständnis unterschreiben. Bei Konsens, wird das Dokument Bestandteil der Personalakte und ist der Personalabteilung durch den Vorgesetzten zuzuleiten.

Bei Dissens ist dem Gesprächspartner Gelegenheit zu geben, sich vor Aufnahme in die Personalakte schriftlich zu äußern.

Kann man sich auch hierüber nicht einigen, so ist in der Personalakte des Mitarbeiters zu vermerken, dass ein Mitarbeitergespräch stattgefunden hat.

Autor ILTIS GmbH

Dieses Thema beruht auf den Erfahrungen der ILTIS GmbH. ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung neuer Geschäftssysteme, Prozesse, Strukturen, Profile und Kulturen.

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