Mitarbeiterportale

... als Business-to-Employee-Plattform

Elektronische Marktplätze bilden z.B. die Plattformen für den gemeinsamen Einkauf und Austausch von Human Resources Dienstleistungen. Dies wiederum führt zu E-Collaboration, dem netzgestützten Austausch von Informationen und der Online-Abwicklung von Prozessen innerhalb des Unternehmens sowie mit Partnern außerhalb des Unternehmens. Das Unternehmensmanagement über das Web und Portallösungen sind heute schon ausgereift und leistungsfähig.
Der Einsatz kann jährlich Kosten in Millionenhöhe einsparen, weil die administrativen Aufgaben teilweise automatisiert werden.

Unternehmen sollten Portale zum Aufbau einer neuen Wissenskultur nutzen. Der Informationsfluss wird schneller und gezielter, die interne und externe Kommunikation wird umfassender und die Serviceorientierung der Unternehmen steigt.
Unternehmen, die Portale einführen, helfen ihren Mitarbeitern erfolgreicher zu arbeiten.

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Das Mitarbeiterportal ist die logische Weiterentwicklung vom Intranet, das zuerst als internes Informationsmedium diente. Technisch ist das Mitarbeiterportal eine webbasierte Anwendung, die mittels des Internet-Browsers sämtliche Informationen, Prozesse und Applikationen eines Unternehmens auf einer gemeinsamen und einheitlichen Oberfläche bündelt und allen Mitarbeitern personalisiert zur Verfügung stellt.

Informationen, die zur Verrichtung der täglichen Arbeit benötigt werden, können vom Mitarbeiter schnell und aktuell über das Mitarbeiterportal beschafft und weitergegeben werden. Betriebliche Arbeitsabläufe und administrative Aufgaben werden durch Geschäftsanwendungen und entsprechende Services effizient unterstützt.

Mitarbeiter- bzw. Unternehmensportale sind das zentrale Instrument zur Umsetzung des Electronic Human Resources Management. Sie beziehen alle Funktionsbereiche des Unternehmens ein und werden zukünftig das universelle Online-Arbeitsmittel für die gesamte Belegschaft des Unternehmens sein.
Das Unternehmen möchte seine internen Geschäftsprozesse optimieren und die Kommunikation zu seinen Mitarbeitern verbessern. Dieses Verhalten prägte den Begriff des Business to Employee (B2E) . Business-to-Employee Portale sollen das Browsen innerhalb als auch außerhalb des Firmennetzes vereinfachen.
Nach Analyse der Marktforscher dienten solche Unternehmensportale bis 2001 vor allem dem unternehmensinternen Informationsaustausch, um dann zwischen 2001-2004 in großer Zahl zu Extranetportalen ausgebaut zu werden. Ab 2004 werden Unternehmensportale ein unentbehrlicher Bestandteil jeder IT-Architektur sein. Aufgrund ihrer Eigenschaft, Daten und Anwendungen im Kontext eines Geschäftsprozesses zu integrieren und miteinander in Beziehung zu setzen.

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Eigenschaften und Grundfunktionen von Mitarbeiterportalen

Eigenschaften von Mitarbeiterportalen

Das Portal fungiert als Tor zur internen und externen Online-Datenwelt für jeden Mitarbeiter, jederzeit und überall. Unternehmensportale können sehr unterschiedlich ausgestaltet sein.

Ziel des Mitarbeiterportal ist es, die Verständigung und verschiedene Wechselbeziehungen zwischen Unternehmen und Beschäftigten zu unterstützen, zu vereinfachen und zu verbessern. Sie sollen so als Instrument für die Mitarbeiterführung und -motivation eingesetzt werden.

An der Zuordnung zum relativ neuen Bereich des B2E lässt sich ein zentraler Grundgedanke erkennen – nämlich die Auffassung des Mitarbeiters als Kunden. So werden diesem verschiedene Services geboten, die zum einen die Effizienz von Geschäftsprozessen steigern und damit Kosten einsparen und zum anderen durch zusätzliche Angebote die Zufriedenheit der Mitarbeiter und damit die Produktivität erhöhen.

Grundfunktionen von Mitarbeiterportalen

Die Funktionalitäten eines Mitarbeiterportals können ein weites Spektrum abdecken. Eine Basisfunktionalität, begründet durch die ursprüngliche Auslegung des Begriffs Portal als Einstiegsseite einer Internet-Suchmaschine, bilden auch heute Suchfunktionen. Die nachfolgenden Grundfunktionen sind in der Regel bei allen vorhanden:

  • Personalisierung
    Ein Großteil der heutigen Web-Portale bietet die Möglichkeit zur Personalisierung des Portals. Bei einem personalisierten Portal meldet sich ein registrierter Benutzer an und kann das Portal nach seinen inhaltlichen Interessen und benötigten Diensten konfigurieren.
  • Informationsaggregation
    Dem Mitarbeiter werden Informationen unterschiedlichster Formate und Herkunft gebündelt zur Verfügung gestellt. Die Daten können zum Beispiel Texte, Tabellen, Audio- oder Videodateien, Bilder oder E-Mails sein.
  • Single sign on
    Der Mitarbeiter meldet sich am Portal mit einer Benutzername-Passwort-Kombination an, die ihm den Zugriff auf alle Dienste des Portals im Rahmen seiner Rolle ermöglicht.
  • Permanente und globale Verfügbarkeit
    Der Mitarbeiter kann das Portal mit einem einfachen Internet-Zugang nutzen. Die Anwendungen sind dabei nicht auf den Computer am Arbeitsplatz beschränkt. Über ein Notebook, Handheld Personalcomputer oder andere mobile Geräte kann der Nutzer ebenso auf das Portal zugreifen. So können Portalanwendungen die gesamten Vorteile des World Wide Web nutzen.

Vorgehen bei der Einführung eines Mitarbeiterportals

Überträgt man die beschriebenen Eigenschaften / Grundfunktionen von Mitarbeiterportalen auf die anderen Portalarten, so ist die Zielsetzung bei einer Einführung klar umrissen: Man benötigt "die Definition einer strategischen Zielarchitektur , die einerseits durch einen hohen Grad an Wiederverwendbarkeit von Komponenten und durch eine (...) reduzierte Gesamtkomplexität kosteneffizienter ist, auf der anderen Seite durch eine konsequente Mehrschichtenarchitektur einen hohen Time-to-Market und übergreifende Systemkonsistenz garantiert" (Quelle: Gröger, Stefan: EAI-Konzepte als strategischer Wettbewerbsfaktor im Transformationsprozess bestehender IT-Infrastrukturen im Bankenumfeld)

Auf diese Weise lassen sich die meisten Erfolgsfaktoren umsetzen: Die Akzeptanz der Mitarbeiter wird durch einen schnellen Time-to-Market ebenso erhöht, wie die Management-Unterstützung. Durch die erhöhte Kosteneffizienz wird der ROI beschleunigt und durch die Wiederverwendbarkeit der Komponenten und der reduzierten Komplexität die Skalierbarkeit und der schnelle Zugriff ermöglicht.

Ohne eine strategische Planung hingegen könnte es leicht zur Implementierung von Quick-and-Dirty-Lösungen führen, welche die zu Beginn skizzierte Problemsituation mittelfristig nur noch verschärfen würden.
Auch Bauer betont, dass Klarheit in der Planung und Strategie, sowie Rückhalt im Management für ein solches Projekt erforderlich sind. Daher empfiehlt es sich die Grundsätze in einem zusammenfassenden Dokument festzuhalten. In einem solchen Whitepaper werden Absichten und Teilziele erklärt und definiert.

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Beispiel eines Vorgehensmodells für die Einführung eines Mitarbeiterportals

Reinhardt gliedert die Einführung eines Mitarbeiterportals optimal in vier Phasen: Analyse, Konzeption, Realisierung und Betrieb. Erfahrungsgemäß ist die stufenweise Einführung von Komponenten und Bereichen des Mitarbeiterportals sinnvoll

  • Analyse
    Zu Beginn der Einführung eines Mitarbeiterportals sollten alle bestehenden Systeme und Aktivitäten aufgenommen werden. Mit einer Stakeholderanalyse sind die Einflussfaktoren der Mitarbeiter, Führungskräfte und der Unternehmensleitung zu bewerten, um bereits frühzeitig auf deren Einflussmöglichkeiten auf den Projekterfolg einzugehen. Dann erfolgt eine Definition der Visionen und Ziele des Mitarbeiterportals. Alle Anforderungen sollten in einem Dokument festgeschrieben und bestätigt werden.
  • Konzeption
    In der Konzeptionsphase wird das Vorhaben konkretisiert aus inhaltlicher, gestalterischer und technologischer Sicht. Zu diesem Zeitpunkt sollte bereits ein Konzept für die Einführung und Motivation der Mitarbeiter erarbeitet werden. Der Mitarbeiter ist als Kunde zu betrachten, der das System nutzen soll.
  • Realisierung
    In der Realisierungsphase wird die Umsetzung des Mitarbeiterportals geplant und durchgeführt. Die Einführung eines Mitarbeiterportals sollte als Teil eines Veränderungsprozesses verstanden werden, da sie eine einschneidende Veränderung für die Kommunikationskultur im Unternehmen bedeutet.
  • Betrieb
    Zu Beginn der Betriebsphase erfolgt der Rollout des Systems, das durch entsprechende Kommunikationsprozesse begleitet wird. Die konkreten Inhalte müssen eingestellt und die Mitarbeiter im Umgang mit dem System geschult werden. Während des Betriebes werden Daten über die Nutzung gesammelt, um die Nutzungsgewohnheiten der Mitarbeiter kennen zu lernen. Die Ergebnisse fließen dann in einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess ein.

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Vorteile und Gründe für das Scheitern von Mitarbeiterportalen

Grundsätzlich hat ein Human Resources Portal die gleichen Vorteile wie alle Electronic Human Resources- Lösungen, wie zum Beispiel die Entlastung von administrativen Papierbergen und somit die Zuwendung zu entscheidungsrelevanten komplexeren Problemstellungen.
Mitarbeiterportale bieten eine Reihe eindeutiger Nutzenpotenziale, wie zum Beispiel:

  • Bearbeitungszeiten und -kosten können durch die Orientierung an den Geschäftsprozessen und den integrierten Zugriffen auf verschiedene Backend-Systeme über nur ein Portal verringert, die Prozesseffizienz kann verbessert werden.
  • Die Flexibilität wird erhöht, da über ein Portal z.B. schnell wechselnde Anforderungen an elektronische Produktkataloge bedient werden können.
  • Integrierter Zugriff auf alle Funktionen, die zur Bearbeitung der Aufgabenstellung eines Mitarbeiters erforderlich sind.
  • Verbesserung der Teamarbeit durch eine geschäftsprozessorientierte Aufgabenverteilung und Funktionen zur Kommunikationsunterstützung.
  • Geringerer Schulungsaufwand für die Mitarbeiter, da diese über den Web-Browser auf das ihnen bekannte Portal auf die Backend-Systeme zugreifen, ohne sich mit deren Benutzungskonzepten direkt auseinandersetzen zu müssen.

Gründe für das Scheitern

Mitarbeiterportal ist nicht gleich Mitarbeiterportal. Die Portale bleiben in der Entwicklungsphase ohne attraktive Inhalte oder werden von den Mitarbeitern kaum besucht.

Mehr als 80 Prozent der Portalprojekte scheitern an der internen Kommunikation. Die Investitionen betragen oftmals mehr als 25.000 Euro.
Das Wichtigste beim Aufbau eines Intranetportals sind der Mut zu Entscheidungen und die Konsequenz, diese Entscheidungen auch durchzuhalten.

In Unternehmen, bei denen viele Angestellte keinen Zugang zu Computern haben, gestaltet sich die Einführung eines Mitarbeiterportals schwierig. Oft wird das Portal parallel zur Mitarbeiterzeitung aufgebaut. Es wird dann veröffentlicht, was schon auf Papier stand. Dieser Ansatz muss scheitern. Entscheider sollten den Mut haben, ausschließlich auf die Information im Intranet zu setzen und dafür viele interessante Inhalte bereitzustellen.
Intranetportal einen regen Nachrichtenfluss, vorzugsweise mit Artikeln von Mitarbeitern. Entscheidend ist der Dialog mit den Mitarbeitern.
Ein weiterer Nachteil bei der Einführung von Portaltechniken, insbesondere bei Mitarbeiterportalen, ist der Umstand, dass der Return-On-Investment (ROI) - wenn überhaupt - nur schwer nachweisbar ist. Hinzu kommt, dass es bei solchen Projekten, wie bei vielen anderen Projekten auch, keine Erfolgsgarantien gibt, da der Erfolg von vielen Faktoren (wie z.B. die Akzeptanz der Mitarbeiter) abhängt, die keine Wenn- dann- Prognosen zulassen.

Erfolgsfaktoren

Der Erfolg eines Mitarbeiterportals ist – von der ausreichenden Budgetierung einmal abgesehen - in erster Linie abhängig von

  • den technologischen Zugriffsmöglichkeiten,
  • dem Interesse und
  • der Qualifikation der Mitarbeiter sowie
  • der Unternehmenskultur.

Um die Ängste der Mitarbeiter zu senken bzw. die Akzeptanz für das neue System zu erhöhen müssen zunächst die Anforderungen der Zielgruppe berücksichtigt werden. "Im Vorfeld sollten die Mitarbeiter nach ihren Nutzeranforderungen und Wünschen befragt werden, um zu vermeiden, dass die Benutzerakzeptanz fehlt bzw. am Anwender vorbei entwickelt worden ist. Im schlimmsten Falle kann es sein, dass Mitarbeiter aufgrund der unzureichenden Erfüllung der Anforderungen das Portal gar nicht nutzen." (Quelle: Materna GmbH: Das Tor zum Wissen. Online im Internet, Abfrage: 17.02.04)

Gegen fehlende Verantwortlichkeiten sind für den Erfolg eines (jeden) IT-Projektes klar definierte Prozesse für Entwicklung, Test und Anforderungsmanagement eine wesentliche Voraussetzung. Auch die Unterstützung der Portaleinführung bis in die oberste Managementebene ist demnach ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor.

Auf der technischen Seite ist vor allem der schnelle Zugriff auf relevante Daten eine der wichtigsten, wenn nicht die wichtigste Voraussetzung. Des Weiteren müssen Ausbaufähigkeit und Erweiterbarkeit, sprich die Skalierbarkeit, von Anfang an beim Aufbau eines Portals berücksichtigt werden und zwar in Bezug auf eine steigende Userzahl als auch auf den zukünftigen Ausbau der Applikations-Integration. Außerdem sollten offene Standards zum Einsatz kommen, die den Anschluss weiterer Systeme möglich machen.

Da IT kein Selbstzweck sein sollte, sondern in den Unternehmen der Unterstützung des Geschäftes dienen muss, müssen sich die Ziele der IT-Projekte, wie einer Portaleinführung, aus den Strategien zur Erreichung der Geschäftsziele ableiten. Auf keinen Fall darf hierbei jedoch die Integration als zusätzliches Feature innerhalb der Entwicklung bestehender Anwendungen betrachtet werden, da dies zu keiner offenen Lösung führt.

Auch die kommerziellen Portallösungen sind keine fertigen Lösungen; sie bieten keine Antwort beispielsweise auf die Frage nach der Daten-, Funktions- oder Prozesshoheit, welche bei einer Integration der Systeme auftreten werden. Außerdem erfordert der Betrieb einer integrierten Lösung den Aufbau einer entsprechenden Organisation, mit der nicht nur die IT-, sondern auch die Fachabteilungen eines Unternehmens gefordert sind. Die organisatorischen Probleme sind also in jedem Fall zu bewältigen und stellen eine große Herausforderung dar.

Dies ist gerade in dem sehr politischen Umfeld großer Konzerne problematisch, da hier die lokalen Gesellschaften nicht immer gutheißen, was in der Zentrale erdacht wird. Hier muss man oft mit suboptimalen Lösungen oder lokalen Optima beginnen bzw. zufrieden sein, denn oft ist es besser, eine pragmatische 80% befriedigende Lösung schnell zu realisieren, als auf eine große, 100%-Lösung ewig zu warten.

Daher schließt diese Arbeit mit einem Zitat von Schulze, das die komplexe Problematik in einem kurzen Ratschlag auf den Punkt bringt: "Think big, start small!". (Quelle: Schulze, Carsten/Koller, Wolfram: Vorgehensweise bei EAI-Projekten – Theorie und Praxis)

Links und Literatur

Dieses Thema wurde in Zusammenarbeit mit ANCOSO GmbH - Business Technologies AG erstellt. Ansprechpartner: Egbert Schindler.

Weitere Informationen

Ergänzend auch das Thema Community of Practice.
Durch eine Community of Performance holen Sie sich einen ausgetüftelten Umschlagplatz für Information, Austausch, Lernen und Innovation ins Haus. Er unterstützt Mitarbeiter, die an ähnlichen Themen arbeiten oder eine gemeinsame Aufgabe lösen. Und zwar genau dort, wo sie zusätzliches Know-how brauchen: im Alltag! Erfahren Sie mehr.
Bewertung des Einsatzes von Mitarbeiterportalen in deutschen Unternehmen: Studie der abaXX Technology AG.
SCHÄFFER-KÜLZ, Ute: Mitarbeiterportale und Self-Sevice-Systeme. Praxisstudie. Datakontext-Verlag. Kartoniert/broschiert. Seiten: 202. ISBN: 3-89577-341-7

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