Projektmanagement - Erfolg durch optimiertes Projektmanagement

Mit der richtigen Beratung alle Potentiale ausschöpfen

Der Bereich des Projektmanagements ist für Unternehmen in den letzten Jahren immer wichtiger geworden. Die fortschreitende Globalisierung, neue Technologien, konvergierende Branchen und ein immer größerer Konkurrenzdruck machen die Frage nach der optimalen Bearbeitung von Projekten aktueller denn je. Hinzu kommt die gestiegene Komplexität sowohl unternehmensinterner als auch –externer Prozesse und die Notwendigkeit, auf Entwicklungen der Kunden und Märkte immer schneller reagieren zu müssen, um konkurrenzfähig zu bleiben.

Dieser Bedeutungsgewinn des Projektmanagements zeigt sich auch an der ständig zunehmenden Professionalisierung des Bereichs. Das Informationsangebot für Projektmanager ist riesig und bietet in Sachen Literatur und Seminaren ständig neuen Input für die alltägliche Aufgabenbewältigung. Ein solches Überangebot kann fast schon erschlagend wirken, gerade in Zeiten, in denen es im Unternehmen drunter und drüber geht und schnell Lösungen gefunden werden müssen.

Oft hilft hier ein Blick von außen, der neutral und objektiv ist, um neue Strategien und Umsetzungswege aufzuzeigen. Die richtige Beratung kann dies leisten – und bestenfalls die Prozesse so optimieren, dass auch bei einer Vielzahl von Projekten jedes einzelne optimal und ressourcensparend durchgeführt werden kann.

Projektlandschaften in ständigem Wandel

Genau so wie sich die Anforderungen an Unternehmen verändern, sind auch die Projekte einem Wandel unterworfen. Strategien und Methoden müssen ständig angepasst und auf ihre Tauglichkeit hin überprüft werden. Während stressiger Projektphasen fehlt dafür meist die Zeit, oft hapert es aber auch an den zündenden Ideen.

Externe Berater können hier oft den entscheidenden Input liefern, wenn Kreativität und Expertise gefragt sind, z.B. bei der Einführung eines Project Management Office (PMO). Ein PMO setzt dabei an den bestehenden Organisationsstrukturen innerhalb eines Unternehmens an und kann die Effektivität und Effizienz in allen relevanten Bereichen der Projektdurchführung steigern. Dadurch machen sich Unternehmen fit für die Zukunft, wenn man bedenkt, dass sich die Projektarbeit mehr und mehr zu einer ganz wesentlichen Arbeitsform entwickelt.

Die Studie „Projektarbeit im Heldenprinzip – Anforderungen, Kompetenzen und Bedarfe im heutigen Projektmanagement“ der GPM aus dem Jahr 2010 kommt zu dem Ergebnis, dass mangelnde Kommunikation und Kooperation sowie ein intransparenter Informationsfluss die größten Risikofaktoren sind, die ein Projekt scheitern lassen können.

In diesen Bereichen können Berater helfen, die Transparenz zu erhöhen, beispielsweise durch die Auswahl der für das Unternehmen passenden Software und deren Implementierung. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Projektinformationen wie z. B. Projektfortschritte, Kosten und Ressourcenauslastung stets übersichtlich zur Verfügung stehen. Nur eine einheitliche Steuerung der Projektlandschaft führt zu einer sicheren Entscheidungsgrundlage und vermeidet damit unnötige Kosten und Zeitverluste

Optimale Ergebnisse durch spezifische Beratung

Beratungsunternehmen im Bereich Projektmanagement gibt es viele, das richtige zu finden ist nicht leicht.

Die Pentamino GmbH beispielsweise unterstützt ihre Kunden bei der Optimierung der Projektarbeit und hat sich auf die Analyse, Planung und Umsetzung von PMO spezialisiert. Die Berater aus Heidelberg setzen dabei auf eine Art der Zusammenarbeit, um die zukünftig kaum herumzukommen sein wird: eine Beratung, die nicht im praxisfernen Seminarraum stattfindet, sondern direkt im Unternehmen am konkreten Projekt. So können erarbeitete Strategien und Projekte sofort umgesetzt und auf ihre Tauglichkeit hin überprüft werden.

Zunächst ist jedoch eine Analyse der Situation und der Parameter des Projektgeschäfts notwendig. Wie erfolgt die Auswahl der Projekte, wie ist ihre Abhängigkeit untereinander? Wie sind die Rollen und Verantwortlichkeiten verteilt, wie ist die Kommunikation organisiert?

Solche Fragen sollten von den Beratern gestellt und im Team beantwortet werden, um das Knäul von Fehlentwicklungen überhaupt aufdröseln zu können. So erhält man bereits nach kurzer Zeit einen Überblick über die Stärken und Schwächen des Projektgeschäfts und einen Ausblick darauf, welche Potentiale zukünftig genutzt werden müssen, um erfolgreich zu sein.

Neben der klassischen Optimierung der Projektlandschaft hat Beratung aber noch mehr zu bieten. So können zum Beispiel auch spezielle Tools eingesetzt werden, die an den strategischen Zielen des Unternehmens ansetzen. Damit wird sichergestellt, dass die Projekte einen Beitrag zur Umsetzung der Unternehmensstrategie leisten.

Dazu müssen Projekte aus mehreren Blickwinkeln betrachtet werden. Eine Analyse der existierenden Prozesse führt zur Entwicklung von Kennzahlen zu jeder der Perspektiven, anhand derer dann das Projektportfolio gesteuert werden kann. Damit ist für ein Unternehmen viel zu gewinnen: der Geschäftsleitung können jederzeit kennzahlenbasierte Reports vorgelegt werden, die aufzeigen, in welchen Bereichen die Projekte auf Unternehmenskurs liegen und wo nachgebessert werden muss. Ein Ampelsystem macht die Reports besonders übersichtlich.

Durch die ständige Rückkopplung der Kennzahlen mit der Unternehmensstrategie lässt sich so sicherstellen, dass die maßgeblichen Projekte tatsächlich der Umsetzung der festgelegten Strategie dienen. Besonders durch sich ständig wandelnde Anforderungen werden Strategieanpassungen immer häufiger notwendig und die Reaktionszeiten kürzer. Ein solches Tool kann hier die nötige Flexibilität und Entscheidungssicherheit bieten.

Fazit

Eine gute Beratung erkennt man daran, dass sie zum einen innovative Konzepte entwickelt und zu deren Realisierung fähig ist. Zum anderen macht es den Anbieter authentisch, wenn er seine Konzepte selbst umsetzt und mit Strategie und Kreativität an Aufgaben herangeht. Wenn man auch Zeit in die Suche nach der optimalen Beratung investieren muss – letztendlich zahlt sie sich durch erfolgreiche Projekte und schließlich höhere Kundenzufriedenheit aus.

Autorin

Anke Heines
Geschäftsführerin

Pentamino GmbH
Obere Neckarstraße 21
69117 Heidelberg 

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