Q&A-Systeme

Q&A-System führt sicher durch die Hauptversammlung

Für börsennotierte Unternehmen gehört die Hauptversammlung zu den wichtigsten Veranstaltungen des Jahres. Der Vorstand präsentiert Ergebnisse, erläutert Strategien und stellt sich den Fragen der Aktionäre. Um die richtigen Informationen schnell vorzulegen, kommen moderne Backoffice-Lösungen wie das Q&A-System zum Einsatz. Dieses strukturiert und verwaltet Fragen und Antworten vor und während der Hauptversammlung – und sorgt somit für einen konsequenten Workflow vom Wortmeldetisch bis zum Podium.
Die jährliche Hauptversammlung (HV) ist alles andere als eine Einheitsveranstaltung. Was für das Management börsennotierter Unternehmen zugleich Pflicht und Kür bedeutet, ist für Aktionäre eine geeignete Plattform, sich von ihrer Investition zu überzeugen. Die zahlreichen Wortmeldungen von Aktionären mit umfangreichen Fragestellungen zu einzelnen Spezialgebieten gilt es möglichst schnell und präzise zu beantworten. Das stellt sowohl an die Vorbereitung als auch an die Durchführung der HV vor allem rechtliche Anforderungen. Werden diese nicht eingehalten, können juristisch angreifbare Fehler und enorme Kosten entstehen.
Damit die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind, werden moderne Workflow-Systeme immer wichtiger. So setzt auch die Metro AG mit dem Q&A-System auf professionelle Unterstützung. Das Tool ermöglicht es, Fragen und Antworten vor und während der HV zu erfassen, bedarfsgerecht zu steuern und schnell vorzulegen. "Das Tool wird im Rahmen der Hauptversammlung, der Bilanzpressekonferenz, der Analystenmeetings sowie der Quartalsberichterstattung eingesetzt. Genutzt wird das Q&A-System sowohl in der Vorbereitungsphase als auch während der Durchführung der Events“, erklärt Winfried Richardt, Abteilungsleiter im Bereich Recht und Projekte, Metro AG. Das Unternehmen profitiert dadurch nicht nur von der effizienten Bearbeitung der Fragen, sondern auch von einem flexiblen Arbeitsablauf, der sich elektronisch steuern lässt.

Vorbereitung ist die halbe Miete

Das Q&A-System setzt sich aus zwei Teilprogrammen zusammen. Während das Programm "Vorbereitung" aktuelle Unternehmensinformationen in der Vorbereitungsphase speichert, macht das Programm "Durchführung" die benötigten Daten im Back-Office beziehungsweise auf dem Podium schnell verfügbar. Die unterschiedlichsten Fragen und Antworten werden bereits im Vorfeld der Hauptversammlung in der Anwendung erfasst, vorformuliert und kategorisiert. Einmal in das Q&A Tool eingepflegt, sind die Fragen nun jederzeit abrufbar und können durch neue Fragen fortwährend ergänzt werden. Eine im System hinterlegte umfangreiche Datenbank ermöglicht es, selbst unvorhergesehene Fragen am Veranstaltungstag flexibel und zeitnah zu bearbeiten. Die Datenbank enthält zudem alle Fragen und Antworten vorhergehender Veranstaltungen. "Die Vorbereitungsphase bildet eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg der Backoffice-Lösung. Je gründlicher die Gesellschaft die Fragen vorbereitet, desto besser laufen die Recherchen über das Q&A Tool und desto mehr Zeit wird vor Ort letztendlich eingespart", verdeutlicht Klaus Ruttmann, Projektleiter Hauptversammlungen, Siemens IT Solutions and Services.
Im Backoffice teilt der Koordinator die Fragen während der Veranstaltung den jeweiligen Expertengruppen zur inhaltlichen und gegebenenfalls rechtlichen Prüfung und Beantwortung zu. Sind die Fragen bearbeitet, leitet der Koordinator die Informationen zur Beantwortung elektronisch auf das Podium weiter.

Den Bedürfnissen angepasst

Die separaten Programmteile erlauben es, den Workflow vor der jeweiligen Veranstaltung zu organisieren und auf die fachspezifischen Anforderungen abzustimmen. "Jedes Unternehmen besitzt seine eigenen Abläufe und eine unterschiedliche Teamzusammensetzung. Da das Q&A-System flexibel konfigurierbar ist, lässt es sich den jeweiligen Bedürfnissen anpassen. Somit besteht die Möglichkeit, den Arbeitsablauf differenziert und genau zu steuern," sagt Ruttmann. Zudem spart das System Zeit – statt aufwändig in unterschiedlichen Datenbanken zu recherchieren, hält die integrierte Datenbank einfach alle Informationen zentralisiert vor. Schließlich bietet die hohe Systemgeschwindigkeit einen schnellen Zugriff auf die gewünschten Informationen.
Eine zentrale Rolle spielt auch das Thema Sicherheit. Da je nach Umfang der Veranstaltung die Software innerhalb eines Netzwerks mit verschiedenen Zugriffsrechten betrieben wird, können sensible Daten zielgerichtet an den jeweilig berechtigten Bearbeiter gesendet werden. Hierzu erhalten die Mitarbeiter im Backoffice – abhängig vom Aufgabenbereich – bestimmte Berechtigungen.

Mehr als nur eine Lösung

Neben dem Q&A-System gibt es eine Reihe weiterer Lösungsbausteine von Siemens IT Solutions and Services, die im Rahmen von Hauptversammlungen zum Einsatz kommen. Vom Einladungsprozess über die Abwicklung bis hin zur Prozesserfassung bietet der Dienstleister alles aus einer Hand. Unterschiedliche Einzellösungen decken jede Phase der Veranstaltung ab. Dazu zählen Standardsoftwareprodukte sowie ein Tool für die Teilnehmererfassung und den Abstimmungsprozess. Die einzelnen Bausteine lassen sich problemlos miteinander zu einer HV-Komplettlösung kombinieren.
Vom breiten Leistungsspektrum des HV-Dienstleisters profitieren dabei nicht nur Unternehmen mit einer Hauptversammlung von mehreren tausend Aktionären. Auch auf Veranstaltungen mit unter 250 Aktionären werden zunehmend professionelle Workflow-Systeme genutzt. So auch beim Biologietechnologieunternehmen Morphosys AG: "Wir haben uns im Vorfeld unserer letzten Hauptversammlung für den Einsatz des Q&A-Systems entschieden. Wir evaluieren gerade, das Tool ganzjährig als Unterstützung einzusetzen, um auch bei anderen Veranstaltungen schnell und unkompliziert auf die umfangreiche Fragen- und Antwortendatenbank zugreifen zu können", berichtet Claudia Gutjahr-Löser, Senior Director Corporate Communications, Morphosys AG.

Weitere Informationen

Dieser Artikel wurde erstellt in Zusammenarbeit mit Frau Nicole Lerrahn, Akima Media.

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