Total Cost of Ownership

Versteckte Kosten?

"Nicht erst seit die Gartner Group 1986 den Begriff "Total Cost of Ownership (TCO)" bekannt gemacht hat, weiß man, dass nicht die Anschaffungskosten eines Produktes entscheidend sind, sondern die Summe aller Kosten, die rund um die Nutzung entstehen."

Kostenfaktor oder Wettbewerbsvorteil? Was trifft denn nun auf den IT-Bereich im Unternehmen zu? Denn bei der Erfolgsermittlung in diesem Sektor wird allzu oft noch sehr ungenügend recherchiert bzw. die Kostentreiber zu ermitteln, fällt vielen nicht leicht.
Total Cost of Ownership - kurz TCO - kann Unternehmen bzw. Controller dahingehend unterstützen, die Kosten zu ermitteln bzw. in budgetierte und nicht-budgetierte Kosten zu unterteilen.

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Veränderungen und Neuorientierung hat auch hinsichtlich der Datenverarbeitung stattgefunden. Anwenderpartizipation, Offenheit, PC und Workstation, Client / Server-Computing, Wissensmanagement sowie graphische Benutzeroberflächen: beschleunigt durch die Entwicklung im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnik.
Aber zunehmend wird die Wirtschaftlichkeit dieser DV-Neustrukturierung diskutiert.

  • Ist IT ein reiner Kostenfaktor oder Wettbewerbsvorteil des Unternehmens?
  • Nutzt der Mitarbeiter seinen PC im Sinne des Unternehmens oder ist es mittlerweile ein Ärgernis?
  • Und lässt sich dieses DV-Netz überhaupt noch managen?

Die Mitarbeiter erwarten ganz selbstverständlich einen PC als auch Netzwerkzugang zu E-Mail. Auf der anderen Seite erwarten Unternehmer die Grundkosten im IT-Bereich zu verbessern und allgemeine Ausgaben zu senken. Und den IT-Verantwortlichen obliegt es, eine Strategie zu finden, die beide Seiten zufrieden stellt.
Diese Unsicherheit führt dazu, dass man Unternehmen bei Investitionen im IT-Bereich zögern. Zum einen will man auf dem neuesten Stand bleiben und aktuell sein, zum anderen ist es aber schwer, fundiert die Notwendigkeit dafür zu begründen.
TCO betrachtet die totalen Betriebskosten für ein System. Denn es handelt sich dabei nicht nur um Soft- oder Hardwarekosten, wie es auf den ersten Blick erscheint:

  • ein neuer Arbeitsplatz wird eingerichtet und Aufwendungen für das Netzwerk müssen anteilig angerechnet werden
  • ebenso wie die laufenden Betriebskosten für diese PC-Arbeitsplätze bzw. den Server sowie
  • Schulungskosten für Mitarbeiter, ob Anwender oder Betreuer des Netzwerkes bzw
  • der Aufwand externer Dienstleister für Supportarbeiten.

Und nicht zu vergessen die Stunden, die Mitarbeiter dazu aufwenden, um Probleme mit Anwendungen oder Netzwerkinstallationen zu lösen.Untersuchungen zeigen folgendes Bild:

  • 30% der Gesamtkosten bilden die sogenannten capital costs. Diese umfassen Software, Hardware und Netzwerk.
  • 70% belaufen sich auf Anwenderzeit und Aufwand für Systemunterstützung.

Zur Festlegung der Unternehmensstrategie bzw. strategische Planung des Unternehmens darf der IT-Bereich nicht Außen vor gelassen werden. Denn ein DV-Netz zieht sich in der Regel durch das gesamte Unternehmen, vergleichsweise der Aorta und hat somit Einfluss auf alle Bereiche. Wichtig sind dabei die tatsächlich anfallenden Kosten.
Grundlage zur Ermittlung der Kosten nach dem TCO-Verfahren, ist der gesamte Lebenszyklus einer Installation. Wenn diese Kosten erfasst und transparent dargestellt und damit kalkulierbar sind, kann der erwünschte Wettbewerbsvorteil durch den IT-Berich entstehen.

Links und Literatur

Literatur

Links

  • Infrastruktur TCO-Analyse und Benchmarking. Eine Erhebung der Total Cost of Ownership sollte die Optimierungspotenziale in der durch die Firmengeschichte bedingten heterogenen IT-Landschaft aufzeigen. Ein Schwerpunkt der Analyse lag in der Aufdeckung der versteckten IT-Kosten innerhalb der Fachbereiche.
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