Besser Ergebnisse statt Aufgaben planen

Für Sie als Führungskraft ist es wichtiger zu wissen, ob Ergebnisse erreicht statt Aufgaben erledigt wurden. Viel wirkungsvoller ist deshalb eine Planung, die auf wahrnehmbare Ergebnisse zielt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen, als eine Planung zu erledigender Aufgaben. Dabei ist es irrelevant, ob es sich um zu erreichende Ergebnisse in einem Projekt, in einer Abteilung oder in einem Bereich handelt.

Mit zwei Fragen reduzieren Sie die Komplexität:

  1. Welches Ergebnis soll von wem bis wann erreicht werden?
    Hierbei ist es besonders wichtig, ein Resultat zu bestimmen, das später tatsächlich wahrgenommen werden kann.
  2. Ist dieses Ergebnis bis zu diesem Zeitpunkt mit akzeptablem Ressourceneinsatz erreichbar?

Vorgehen in der Praxis:

  • Überlassen Sie die Planungsdetails den ausführenden Partnern!
    Experten können die Machbarkeit des Zeitplans begutachten und beurteilen. Erst später arbeiten sie dann die Details für ein bestimmtes Ergebnis aus.
  • Visualisieren Sie die Ergebnisse auf einem Masterplan!
    Ein Masterplan visualisiert für alle Projektbeteiligten die wichtigsten Ergebnisse und Termine nach Thema geordnet auf einer Seite. Er wird damit zum zentralen Kommunikations- und Steuerungsinstrument, sofern Sie auch den nächsten Schritt beachten.
  • Fragen Sie nach der Erreichungswahrscheinlichkeit!
    Misstrauen Sie den "Eigentlich fertig"-Schätzungen! Fragen Sie lieber nach der Wahrscheinlichkeit, mit der ein Ergebnis erreicht wird:
    Grün = Ergebnis wird sicher erreicht,
    Gelb = Ergebnis nur mit Konzentration aller Kräfte erreichbar,
    Rot = Ergebnis wird nicht erreicht.
    Durch die Erreichungsprognose schaffen Sie ein Frühwarnsystem für drohende Schwierigkeiten und eine verbindliche Basis für das laufende Controlling.

Die Vorteile dieser Vorgehensweise sind:

  • Sie reduzieren die Komplexität der Planung und Steuerung auf einen Bruchteil.
  • Sie können mit geringen Fachkenntnissen definieren, welche konkreten Ergebnisse bis wann vorliegen sollen.
  • Sie erkennen unterschiedliche Auffassungen darüber, zu welchem Resultat eine Handlung führen soll, bereits frühzeitig im Prozess.
  • Und es funktioniert auf allen Ebenen: sowohl bei der Beschreibung einer strategischen Maßnahme oder eines Konzernprojekt-Zieles als auch bei der Beauftragung externer Partner oder der Vereinbarung mit internen Partnern.

Autor ILTIS GmbH

Dieses Thema beruht auf den Erfahrungen der ILTIS GmbH. ILTIS steht für die erfolgreiche Implementierung neuer Geschäftssysteme, Prozesse, Strukturen, Profile und Kulturen.

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