Datenschutz im Unternehmen hat zwei Gesichter

Datenschutz im Unternehmen ist immer aus zwei Perspektiven zu betrachten. Im IT-Zeitalter steht dabei der Umgang mit den digital vorgehaltenen personenbezogenen Daten und deren Schutz im Vordergrund des Interesses. Das widerspiegeln auch die am 1. September in Kraft getretenen Neuerungen des Bundesdatenschutzgesetzes.

Nichtsdestotrotz handeln Unternehmen fahrlässig, wenn sie die anderen Gefahrenquellen außer Acht lassen. Gut gefüllte Papiertonnen bieten Wirtschaftskriminellen ein gefundenes Fressen.

Das papierlose Büro – davon sind viele Unternehmen hierzulande trotz des Siegeszugs der IT nach wie vor weit entfernt. Allein in den USA horten Unternehmen über 4 Billionen Papierdokumente, deren Zahl laut Analysen von PricewaterhouseCoopers von 2008 jährlich um 22 Prozent wächst. Vergleichbare Arbeitswelten dies- und jenseits des Atlantiks lassen Ähnliches auch in deutschen Unternehmen vermuten.

„Nach wie vor landet viel zu viel Vertrauliches in Deutschlands Mülltonnen. Dass Unterlagen sicher zu entsorgen sind, ist in der öffentlichen Wahrnehmung so gut wie kein Thema“, bringt Andrea Cantong, Datenschutzexpertin bei Fellowes Deutschland, die Situation auf den Punkt.

Dass Mitarbeiter in Unternehmen in Sachen Datenschutz besser aufgeklärt werden müssen, unterstreichen auch die Ergebnisse  einer Studie des Marktforschers Dynamic Markets.

So misstrauen über die Hälfte der Deutschen (55%) dem vertraulichen Umgang von Unternehmen und Institutionen mit ihren persönlichen Daten total. Insgesamt sind sich sogar 98 Prozent der deutschen Befragten dessen mehr oder minder unsicher. 95 Prozent der befragten Berufstätigen geben an, dass vertrauliche Informationen in ihrem Unternehmen Gefahr laufen, gestohlen zu werden. Nahezu ein Drittel (30 Prozent) der befragten Berufstätigen aus kleinen und mittelständischen Unternehmen sagten, dass ihre Unternehmen über keine Richtlinien zum Datenschutz verfügen.

Nichts sehen, nichts hören, nichts wissen

„Datendiebstahl bleibt in Unternehmen ein gut gehütetes Geheimnis, insbesondere wenn eigene Mitarbeiter der Grund des Übels sind. Abgesehen von dem damit verbundenen Image-Schaden bietet das Bundesdatenschutzgesetz nur schwache Sanktionen.

Deshalb empfiehlt es sich für Unternehmen in jedem Arbeitsvertrag eindeutige Richt¬linien für den Umgang mit gedruckten Unterlagen und elektronischen Daten festzulegen und über deren Kenntnis und Einhaltung mindestens einmal im Jahr zu belehren. Nur so können Unternehmen den aktuellen Wissensstand ihrer Mitarbeiter absichern und deren Verhalten gegebenenfalls daran messen. Für den Fall der Fälle haben Unternehmen dann die Möglichkeit, gegen Verstöße rechtlich vorzugehen“, so Kerstin Mutz, Rechtsanwältin, die auf Wirtschaftsrecht spezialisiert ist.

Doch soweit muss es nicht kommen, wenn Unternehmen einige grundsätzliche Maßnahmen ergreifen. Aufklärungsarbeit sollte auf der Unternehmensagenda ganz oben stehen. Datenschutztrainings können in dieser Hinsicht ein erster Schritt sein, Mitarbeiter für einen bewussten Umgang mit Daten und Unterlagen zu sensibilisieren und zu motivieren.

Der Datenschutzratgeber fasst die wichtigsten Tipps zusammen.

Datenschutz-Ratgeber

  1. Sicherheitsrichtlinien: Alle Mitarbeiter müssen die für alle verbindlichen Sicherheitsrichtlinien kennen und zum Beispiel einmal jährlich gegenzeichnen.

  2. Datenschutz-Workshops: Mitarbeiter sind regelmäßig zu schulen, um ihr Bewusstsein für Datenschutzrisiken im Unternehmen zu schärfen und um sie über aktuelle Risiken und Gefahren aufzuklären!

  3. Faktor Mensch: Alle Mitarbeiter müssen die geforderten Sicherheitsvorkehrungen auch erfüllen können. Das heißt, sie müssen die Möglichkeit haben, vertrauliche Unterlagen sicher entsorgen oder in einem abschließbaren Schrank einschließen zu können. Der Datenschutzbeauftragte des Unternehmens muss allen bekannt sein.

  4. Zugangskontrollen: Zugangskontrollen und -beschränkungen in Geschäftsräumen sind besonders wichtig. Dabei ist sicherzustellen, dass Reinigungspersonal, Besucher und Fremdfirmen keinen Zugriff auf Dokumente haben, die personenbezogene Informationen beinhalten. Ausscheidende Mitarbeiter müssen Büroschlüssel zum vereinbarten Termin abgeben

  5. Aktenvernichtung: Shreddern zerkleinert Dokumente sicher und hindert Betrüger daran, sich unbefugt geschäftliche Daten anzueignen. Dafür bieten sich Aktenvernichter mit Partikelschnitt-Funktion an, die mindestens die DIN Sicherheitsstufe 3 erfüllen. Papiere werden damit in 3,9 x 30 Millimeter kleine Papierschnipsel zerkleinert. Die Dokumente sind nicht wieder herstellbar.

 

Ausführlichere Informationen unter www.fellowes.com/datendiebe-chancenlos.
Nähere Informationen zur Studie „Vorbeugung von Identitätsdiebstahl in Deutschland“ sind ebenfalls unter www.fellowes.com/datendiebe-chancenlos erhältlich.

Autor

Autorin

Almut Burkhardt

Tel.: ++49 (0)89 230 31 612
Fax: ++49 (0)89 230 31 631

E-Mail: almut.burkhardt@fleishmaneurope.com

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