Dringlich - wichtig - unwichtig

Prioritäten setzen leicht gemacht

Kennen Sie das? Alle stürmen ins Büro und wollen etwas von Ihnen – am besten natürlich sofort, dann läutet auch noch das Telefon und die E-Mail Flut bricht ebenfalls nicht ab. Da heißt es für Sie: Erst einmal hinsetzen, tief Luft holen und zuerst die Prioritäten festlegen. Erstellen Sie eine Prioritätenliste, also nichts anderes als eine To Do Liste, die die zu erledigenden Aufgaben in Dringlich und Wichtig unterscheidet.

Ein Lernprozess

Die richtigen Prioritäten zu setzen ist allerdings ein Lernprozess. Wenn Sie bei einzelnen Fällen anfangs unsicher sind, dann halten Sie Rücksprache und informieren Sie Ihren Chef oder Kollegen, dass eventuell andere Aufgaben in der Zwischenzeit liegen bleiben. Erfragen Sie gezielt Prioritäten!

Wenn Sie von verschiedenen Vorgesetzten oder Kollegen Aufgaben bekommen, dann besprechen Sie die Wichtigkeit der Aufgaben im Vorfeld, aber lassen Sie sich nicht in einen Konflikt bringen. Hilfreich können regelmäßige Meetings sein, um die Aufgaben und Prioritäten der folgenden Woche/des folgenden Tages festzulegen. Je mehr Informationen Sie über die größeren Zusammenhänge haben, desto leichter wird es Ihnen fallen, die Prioritäten auch selber zu setzen.  

Fragen Sie anfangs immer wieder nach, um den für Sie notwendigen Background an Informationen und Zusammenhängen zu bekommen. Machen Sie sich vor dem Gespräch Notizen darüber, was Sie erfahren möchten oder ob Sie eventuell irgendetwas nicht verstanden haben.

Prioritäten werden in drei Gruppen eingeordnet:

  • Dringlich und Wichtig
  • Wichtig
  • Nicht wichtig

Beim Einschätzen der Prioritäten müssen Sie Wichtigkeit, Dringlichkeit, Zeitaufwand und Komplexität berücksichtigen:

  • Erledigen Sie wichtige Aufgaben rechtzeitig! Dabei hilft Selbstdisziplin, Sie kommen nämlich sonst immer ins Schleudern, wenn Sie Aufgaben in der letzten Minute erledigen. Damit verschenken Sie die Chance, selber zu planen und aktiv zu entscheiden.
  • Behalten Sie durch konsequente Verfolgung der anstehenden Aufgaben den Überblick.
  • Erledigen Sie wichtige und dringliche Aufgaben mit höchster Priorität und zwar sofort!

Ein Beispiel:
Sie haben in 20 Minuten eine Besprechung. Sie haben noch zwei wichtige Aufgaben vor sich, die morgen erledigt sein müssen. Die eine dauert ca. 5-10 Minuten, die andere ca. 2 Stunden. Mit welcher Aufgabe beginnen Sie sofort noch vor der Besprechung?

Hinweis:
Die Aufgabe, die nur 5-10 Minuten dauert, erledigen Sie gleich noch. Denn es gibt Ihnen ein gutes Gefühl, diese Aufgabe bereits erledigt zu haben und Sie können sich nach der Besprechung gleich auf die längere Aufgabe stürzen. Fangen Sie keine komplexe Aufgabe an, wenn Sie wissen, dass Sie sowieso gleich wieder aufhören müssen. Verwenden Sie die Zeit für schwierige und wichtige Aufgaben ganz in der Früh, wo Sie noch kein Telefon stört oder am Abend wenn alles ruhiger wird. Das werden Sie selber am besten wissen, wann Sie ungestört sind.

Ute Heidbrink

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Ute Heidbrink arbeitet als Assistentin aus Leidenschaft. Sie ist  neben der Konzeption und Durchführung von Workshops immer wieder selbst noch als Assistentin im kurzfristigen oder langfristigen Einsatz tätig

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