Entscheidungsprozesse beschleunigen mit dem Management Summary

Mit einem prägnant formulierten Management Summary können Sie Entscheidungsprozesse spürbar beschleunigen.

Wie gelingt Ihnen das? In Projekten sind Entscheidungsvorlagen z.B. bei Änderungsanträgen oder Auftragsvergaben notwendig. Das Summary kann dann aus einem einzigen Satz bestehen, wie z.B. „Als Lieferant empfehlen wir die Firma xy, da ihr Testprodukt bei der Qualitätsprüfung die mit Abstand besten Ergebnissen gezeigt hat.“

Wenn folgenreiche Entscheidungen mit mehreren Handlungsoptionen anstehen, werden jedoch ausführlicherer Management Summarys benötigt.

Hier empfiehlt sich folgende Struktur:

Worum geht es?

  • Führungskräfte müssen oft zwischen verschiedenen Verantwortungsbereichen "umschalten" und ärgern sich, wenn das Thema erst mühsam identifizieren müssen.

    Erklären Sie deshalb klar, worum es geht: "Aufgrund eines Absatzrückgangs im ersten Quartal um 4,5% sollen unsere Produkte über neue Vertriebswege abgesetzt werden."

Welche Entscheidung ist zu treffen?

  • Beschreiben Sie, idealerweise ebenfalls in nur einem Satz, die zu treffende Entscheidung. Vermeiden Sie dabei,  einen allzu fordernden Ton anzuschlagen; das kommt meist nicht gut an.

    Bleiben Sie neutral. Beispiel: "Es ist zu entscheiden, welcher der drei identifizierten neuen Vertriebswege als erstes beschritten werden soll."

Welche Optionen gibt es?

  • Jetzt dürfen bzw. sollten Sie etwas ausführlicher werden. Wichtig ist, dass es mindestens zwei Optionen gibt. Ansonsten gibt es nichts zu entscheiden. Selbst wenn es ganz offensichtlich nur eine einzige Möglichkeit zu geben scheint, ist zumindest darzustellen, was passiert, wenn man nichts tut. Dadurch erhält die Entscheidung für das empfohlene Vorgehen den Charakter einer aktiven Steuerung.

    Entscheider lieben es nicht, unter Druck gesetzt zu werden.

  • Handlungsoptionen könnten z.B. so vorgestellt werden:
  • "Option 1: Durch eine intensiv beworbene Rabattaktion für unser Produkt XY sättigen wir den Markt so stark, dass der Wettbewerb mit seinem Produkt keinen signifikanten Marktanteil erreichen kann. Zugleich bereiten wir die nächste Version dieses Produkts vor."
  • "Option 2: Wir schließen ein Joint Venture mit dem Wettbewerber für eine gemeinsame Weiterentwicklung des Produkts."
  • "Option 3: Wir unternehmen nichts, in der Annahme, dass das Produkt des Wettbewerbers nicht konkurrenzfähig sein wird."

Was waren Ihre Beurteilungskriterien?

  • Bevor Sie darlegen, welche Option Sie vorziehen, beschreiben Sie den Maßstab, den sie angelegt haben, z.B: "Die genannten Optionen wurden mit Hilfe einer Risikoanalyse und Kosten-Nutzenanalyse bewertet. Ferner wurden die aktuellen Marktprognosen der Fachverbände berücksichtigt. Nicht betrachtet wurden die Auswirkungen einer etwaigen Produktionsverlagerung nach Asien, wie sie gerade im Projekt AsiaOutsourcing diskutiert wird."

Welche Option empfehlen Sie?

  • Am Schluss eines Management Summarys steht die Empfehlung für eine der Optionen und die Begründung dafür, z.B.: „Die Arbeitsgruppe empfiehlt folgende Lösung: Das Budget des Projekts wird um 10.000 Euro erhöht, zweckgebunden für die Marketingaktion auf der Hannover Messe."

Weitere Tipps zu diesem Thema, insbesondere dazu, wie Sie Ihre Empfehlung formulieren sollten und was Sie besser vermeiden, lesen Sie in dem für Sie freigeschalteten Artikel: „So schreiben Sie ein Management Summary für eine Entscheidungsvorlage“ im Projekt Magazin.

Autorin

Petra Berleb
Chefredakteurin
Berleb Media GmbH

Mehlbeerenstr. 4
D-82024 Taufkirchen

Das Thema wurde exklusiv von www.projektmagazin.de für die Leser von 4managers freigegeben.

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