Sparen Sie Zeit beim Managen Ihrer E-Mails

Fühlen Sie sich von Mails zugemüllt? Oder freuen Sie sich noch über elektronische Nachrichten? Fünf Tipps, wie Sie bei der Bearbeitung von eingehenden E-Mails Zeit sparen:

1. Lesen Sie jede E-Mail nur einmal

Bearbeiten Sie Ihre eingehenden E-Mails in einem Schritt. Vermeiden Sie Ihre E-Mails erst einmal nur zu überfliegen, und sie dann später vollständig bearbeiten zu wollen. Zwar könnten Sie so versuchen, einen schnellen Überblick zu gewinnen, ob etwas wichtiges eingegangen ist, aber Sie müssen jede E-Mail später noch einmal lesen.

2. Legen Sie einen Wochenordner an

Oft können Sie bei eingehender E-Mail nicht sofort erkennen, ob Sie diese Mail bearbeiten müssen oder ob sie wichtige Informationen enthält. Legen sie solche E-Mails in einen Wochenordner, den Sie mit dem Datum des Tages bezeichnen, an dem Sie ihn aufräumen wollen (z.B. Posteingang 240902). An diesem Tag schauen Sie noch einmal über Ihre "alte " Eingangspost. Sie werden überrascht sein, wie viele Informationen sich in wenigen Tagen als unwichtig oder erledigt herausstellen. Sie können solche Ordner auch für zwei Wochen oder einen Monat anlegen. Finden Sie heraus, welcher Zeitraum für Sie am geeignetsten ist.

3. E-Mails im SMS-Stil

Vereinbaren Sie mit Menschen, die Ihnen viele E-Mails schreiben, dass sie sich kurz halten. Verwenden Sie bei diesen Nachrichten ausschließlich die Betreffzeile. So müssen Sie nicht jede Mail öffnen, um Inhalt und mögliche Anhänge zu überprüfen. Wenn Sie zusätzlich das Ende der Betreffzeile mit dem Kürzel "edn" (Ende der Nachricht) kennzeichnen, dann gibt es keine Missverständnisse.

4. Thematisch vorsortieren

Wenn Sie viele Mails von wenigen Absenderadressen bekommen oder viele Mails zu wenigen Themenbereichen, dann richten Sie jeweils eine Routine ein, die diese Mails immer in einen gesonderten Ordner einstellt. Diesen Ordner können Sie später mit der Suchfunktion Ihres Mailprogramms gezielt bearbeiten. Sie lesen also nicht mehr jede eingehende Mail einzeln, sondern durchsuchen ganze Ordner nach wichtigen Schlagworten.

5. Bearbeiten Sie Mails, die Sie unter "cc"-empfangen, getrennt

Richten Sie in Ihrem E-Mail-Programm eine Routine ein, die alle eingehenden Mails, in denen Sie als "cc"-Empfänger genannt werden, in einen gesonderten Eingangsordner stellt. Dort bearbeiten Sie die Mails getrennt und nur, wenn Sie alle Mails die Sie persönlich erreichen, bereits abgearbeitet haben.

Übrigens, in einem elektronischen Briefkasten gilt das gleiche, wie auf einem echten Schreibtisch: Erledigtes und Unwichtiges wegwerfen!

Autor Bengt Krauß

Bengt Krauß

Bengt Krauß, Diplom-Sozialökonom, ist seit mehr als 16 Jahren als Berater, Coach und Projektmanager tätig. In dieser Zeit hat er zahlreiche Führungskräfte auf dem Weg zum Erfolg begleitet, Projektleiter bei der Realisierung ihrer Projekte unterstützt.

Sein Spezialgebiet sind die Wechselwirkungen zwischen effizienter Prozessgestaltung und personenbedingten Faktoren in Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung im Bereich von Veränderungs- und Personalentwicklungsprojekten. Er ist Mitglied des Vorstands des Demographie Netzwerks (ddn) und leitet dort den Arbeitskreis "Führung und Unternehmenskultur".

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