Zettelwirtschaft ade: Papierloses Büro

Auch 2018 ist das papierlose Büro noch keine Realität geworden. Trotz vieler Bestrebungen in Richtung papierloses Büro, haben nur wenige Unternehmen das bis dato - und auch nur annähernd - erreicht. Auf nicht absehbare Zeit müssen einige Dokumente nach wie vor in Papierform aufbewahrt werden. 

Ein Büroangestellter verbraucht im Schnitt 833 Blätter Papier pro Monat, sprich etwa 10.000 Blätter Papier im Jahr. Das entspricht ungefähr EUR 158,- an Papierkosten. Bei einem Unternehmen mit 500 Mitarbeitern sprechen wir hier aber schon von etwa EUR 79.000,-. Ganz zu schweigen, was die Herstellung von Papier an wertvollen Umweltressourcen verbraucht: Um ein Blatt Papier zu erzeugen, werden 10 Liter Wasser benötigt (!). 

Auf ein papierloses Büro umzustellen, ist sicher eine große Umstellung, aber diese ist machbar und lohnt sich sowohl für das Unternehmen als auch für die Umwelt. Was sind die Voraussetzungen und wo können Sie auf Papier verzichten?

Vorteile eines papierlosen Büros

  • Weniger Papier - weniger Bürofläche - weniger Fixkosten
    Weniger Papier, benötigt weniger Bürofläche. Weniger Bürofläche spart monatliche Fixkosten.
  • Weniger Suchen - mehr Zeit- höhere Produktivität
    Laut Untersuchungen verbringt ein durchschnittlicher Büroangestellter 2,5 Stunden pro Tag mit Suchen. In Zeiten, in denen Datenmengen immer schneller zunehmen, ist diese Vorgehensweise keine produktive. Der Umstand erfordert ein System, mit dem man deutlich weniger Zeit für das Finden von Unterlagen benötigt.
  • Weniger Papier schont die Umwelt - ganz im Sinne der Nachhaltigkeit!

Das sind die Voraussetzungen für ein papierloses Büro

  • Dokumente selber scannen oder in Auftrag geben
  • Sie benötigen dafür einen Dokumentenscanner
    Ein Scanner wandelt Papierdokumente in digitale Dateien um. Je größer das Unternehmen ist bzw. wenn mehr gescannt werden muss, benötigt man auf jeden Fall einen reinen Dokumentenscanner. Die Anschaffung ist kostspielig, rechnet sich aber aus betriebswirtschaftlicher Sicht, denn Sie sparen Material für Ablage, Platz für Ablage und Archiv als auch viel Zeit beim Suchen. Kleine Unternehmen, Selbstständige und wenn man weniger zum Scannen hat, können auch Multifunktionsgeräte, mit denen man kopieren, scannen und faxen kann, ein Scan-Aufsatz am Kopierer mit dem man Dokumente einlesen kann oder eine Smartphone-App ausreichend sein. 
  • Beauftragung von professionellen Scandiensten
    Wenn Sie mit einem digitalen Büro starten oder sehr viel zu scannen haben, kann es sinnvoll sein, das Scannen an einen professionellen Scandienst auszulagern.
  • Briefpost digitalisieren
    Sie können auch Ihre Briefpost öffnen und digitalisieren lassen. In Deutschland bietet diesen Scandienst beispielsweise Dropscan, Caya oder E-Postscan, in Österreich beispielsweise die Post mit E-Post, in der Schweiz ebenso die Schweizer Post an.
  • Digitale Ablage in der Cloud
    Die Ablage der Dokumente im Unternehmen ist ein komplexes Thema.  Die Art der Ablage hängt von der Größe des Teams, vom Unternehmen selbst und von der Art wie gesucht wird ab, so Ivan Blatter, Experte und Personal Trainer für effizientes Arbeiten. 

Bei der digitalen Ablage müssen im Vorfeld folgende Aspekte geklärt werden:

  • Ist eine Nutzung von Cloud-Diensten in Bezug auf Datenschutz und -sicherheit möglich?
  • Welches Dokumentmanagement-System soll verwendet werden?
  • Rechtssicherheit, Sicherung, Zugriff und Ordnerstruktur - diese Themen gehören bei der digitalen Ablage unbedingt geklärt. 

Wo können Sie auf Papier verzichten?

Hier gilt grundsätzlich: Nur Dokumente ausdrucken, wenn es absolut notwendig ist.

In vielen Bereichen des Unternehmens kann man auf Papier verzichten. Arbeitsabläufe werden nebenbei effizienter und Papierberge verringert.

  • Rechnungen können via E-Mail verschickt werden. Hier müssen Sie aber unbedingt die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigen!
  • Briefe und Bestellungen über E-Mail versenden. Allerdings muss man bei heiklen Informationen auf Datensicherheit und Datenschutz achten!
  • Unterlagen für Meetings hat man mit Tablet oder Notebook immer digital dabei. Diese können auch im Vorfeld über Google Docs oder MS Office 365 mit link geteilt werden. Ebenso können Notizen im Meeting digital organisiert werden, beispielsweise in Evernote. Vermeiden Sie auch Handouts und Prospekte bei Präsentationen, auch diese können via link oder PDF per E-Mail geteilt oder versendet werden.
  • Personalzeiterfassung: Bei der Arbeitszeiterfassung, Urlaubsverwaltung als auch Personaleinsatzplanung können Sie leicht auf Papier verzichten und Arbeitsabläufe im Unternehmen effektiver gestalten. Mit einer Online Zeiterfassung wie TimeTac erfassen die Mitarbeiter die Arbeitszeit zeit-, ortsunabhängig sowie auch mobil und abgestimmt auf die Arbeitssituation. Vorgesetzte haben zentral den Überblick über alle Projekte, Aufträge und Mitarbeiter in Echtzeit. Die erfassten Personalzeiten können mittels Schnittstellen nahtlos an hausinterne Systeme wie Lohnverrechnung, Rechnungslegung, ERP, CRM oder zum externen Steuerberater übermittelt werden.

Fazit

Auch in Zukunft wird man nicht ganz ohne Papier im Unternehmen auskommen. Aber viele Arbeitsprozesse lassen sich bereits ganz ohne Papier und dabei auch noch effizienter erledigen. Probieren Sie digitale Management- und Collaboration-Tools aus, der Aufwand für das Testen und Einführen zahlt sich aus.

Verwendete Quellen

Autorin Gabriele Kaier

Gabriele Kaier ist im Marketing Team von TimeTac. Sie ist in erster Linie für das Content Marketing zuständig und beschäftigt sich beruflich mit den Themen Zeit- und Projektmanagement, Digital Leadership und New Work.

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